Políticas de un Proceso Organizacional

Las políticas de un proceso organizacional son los lineamientos más importantes en la gestión por procesos organizacionales porque ellas marcan el camino, los límites que se deben cumplir para lograr las metas, los resultados, los objetivos de la organización. 

Las políticas:

1. Guían a las personas que planifican, ejecutan o miden el proceso.

2. Son las claves de las interrelaciones entre procesos. Todos los actores externos al proceso deben reconocer y cumplir con las políticas.

Este segundo punto es fundamental para innovación de procesos, para el mejoramiento continuo, para la alineación con los objetivos estratégicos.

Generalmente, los ejecutores conocen cómo hacer su trabajo y son eficaces pero no lo hacen eficientemente porque los recursos fallan, las entradas no son de calidad, los requerimientos no son claros ni completos, la tendencia es a percibir o expresar que existen  factores "externos" al proceso que conllevan a problemas, desperdicios, barreras para su ejecución. En resumen, es tradicional escuchar aquel famoso dicho "la culpa la tiene la vaca".  

La buena noticia, las políticas bien definidas van a contribuir con la definición de reglas claras porque ellas son las reglas del negocio que contribuyen a la sistematización, la integración entre procesos y si son cumplidas, sin duda alguna, mejorarán el flujo de actividades, de acciones, de decisiones, de resultados, del clima organizacional. No se trata de normativas que procuran un control, se trata de reglas, de lineamientos, de límites.

Tradicionalmente, se piensa que son las entradas y salidas los componentes que unen dos procesos organizacionales, y eso es cierto desde la perspectiva técnica. Ahora bien, como sabemos los procesos intervienen personas, así sean automatizados siempre existen cerebros detrás y en algún momento, la mano del hombre. Y es entonces, cuando afirmamos que además de la perspectiva técnica debe considerarse la perspectiva organizacional humana, en el cual la conducta de las personas es la que determina el éxito. Es entonces, cuando las POLÍTICAS intervienen.

Las políticas son las directrices que van a contribuir a que las personas relacionadas con el proceso, sean éstos los clientes, proveedores, ejecutores, gestores, auditores, entiendan las reglas del proceso y, en consecuencia, los actores se comporten considerando esa dirección y actuén con compromiso.

Las políticas se definen considerando, primero, las políticas de entes externos: las regulaciones gubernamentales obligatorias o aquellas se adoptan por dirección (normas internacionales, contratos o alianzas firmadas) y las políticas internas, aquellas políticas definidas por la Alta dirección desde el modelo integrado organizacional estratégico hasta las políticas específicas de cada proceso.

Si utilizamos la metodología de Modelo Integrado Organizacional, bajo el modelo colaborativo, descrito en este blog, debemos hablar de Políticas de Dirección y de Políticas por Proceso Organizacional. Aclarando,  en ningún caso, se debe hablar de políticas por departamento o Políticas y normas de procedimientos independientes, la visión es gestión por procesos no funcional.

Las Políticas de Dirección tienen un mayor nivel en la jerarquía de políticas organizacionales porque son Códigos que deben ser reconocidos y debe existir el compromiso de TODOS los trabajadores.

Ejemplos de Políticas de Dirección:

1. Código de ética

2. Política de la Calidad

3. Política de Gobernanza

4. Política de Responsabilidad Social

A nivel de proceso organizacional, las políticas las vamos a definir por subproceso, aunque la documentación se realiza a nivel de proceso.

A modo de ejemplo

Para el proceso Gestión de Talento Humano se definirán las políticas del

a) Subproceso Reclutamiento, Selección e Ingreso

b) Subproceso Perfiles, desarrollo y capacitación

c) Subproceso Recompensas, retribuciones y pagos

d) Subproceso Aspectos laborales y de seguridad laboral

e) Subproceso Comunicaciones y atención a trabajadores

Adicionalmente, no sólo es la definición, sino la difusión y la evaluación de cumplimiento.

Las técnicas de difusión incluyen los manuales de la documentación organizacional impresa o digital, pero deben ser reforzadas por una divulgación continua, utilizando instrumentos como carteleras, memorándum, cuadros en pared con la declaración de las políticas o una política específica o extracto de los puntos más importantes, reforzar los aspectos que siempre debem ser recordados por los actores involucrados.

A modo de ejemplo, el uso de infografía es actualmente recomendado. 

La infografía, debe ser clara, concreta, de impacto. Algunos consejos:

a) Siempre debe utilizar los colores de la marca de la organización.

b) No contener muchos dibujos o figuras.

c) Debe inspirar disciplina, seriedad, estandarización.

d) Debe siempre referirse en donde, o quien puede dar mayor detalle en el contenido,

e) Debe usar o estar alineado a la codificación de la documentación o código del proceso.

OTRAS CONSIDERACIONES para la difusión
Las políticas de Dirección deben siempre ser publicadas en medio masivo, interno. Por ejemplo, la Política de la Calidad, es recomendable sea enmarcada y publicada en diferentes áreas.

Las políticas de cada proceso están incluidas en el manual, pero es recomendable la difusión resumida en boletines, carteleras, infografías o difusión individual o departamental, a través de charlas, correos electrónicos, mensajerías de texto.

A continuación, un ejemplo para el caso de Proceso de Gestión de Talento Humano. Notese que es un extracto, sólo se resalta lo que se considera más importante para el trabajador y se aclara en donde encontrar mayores detalles.

Para finalizar, les recuerdo, no olvidar la fase de Sostenibilidad que incluye la medicción, toma de acciones preventivas y correctivas, a motivación permanente de recordar el cumplimiento y, muy importante, la revisión por la Dirección, que es el ente que mantedrá actualizada el compendio de políticas.

Espero que la información sea de su utilidad y si es de su interes, puedan aplicar y compartir. Gracias.