Después
de muchos años trabando en el tema de Documentación de procesos y específicamente, analizando y buscando
respuestas ¿por qué muchos manuales se
quedan en las gavetas o estanterías, a pesar que están técnicamente bien
elaborados?, he llegado a varias conclusiones.
Pero tal
vez la conclusión más importante al cual hoy me refiero, es que en todo el
proceso de Documentación deber estar centrado en Aprendizaje organizacional y
no en contar con una Documentación para una meta o iniciativa estratégica per
se, que quiero que todos reconozcan y estén capacitados.
Primero, aclaremos conceptos, entenderemos
por Aprendizaje Organizacional es transformar información en conocimiento, de
manera dinámica y colaborativa en la creación de conocimiento generado en el
seno de la organización a través de los individuos que la integran y los grupos
que ellos conforman. Este proceso generalmente, es conducido por aplicar conceptos
de Gestión de Conocimiento y Organizaciones que aprenden.
Para los
interesados de este apasionante tema les recomiendo leer los trabajos de Peter
Senge, Chris Argyris, Warren Bennis, Eric Gaynor.
Hablemos de Aprendizaje Organizacional en la
fase de Difusión y comunicación de Procesos documentados.
Hay dos
situaciones, la primera es que la metodología para la elaboración fue marcada
desde el inicio en documentación colaborativa basada en Aprendizaje
La segunda,
más usada y tradicional, es que la metodología utilizada está centrada en la Dirección
de Calidad y Procesos, generalmente marcada por aplicación de conceptos de Calidad
Total, Organización y Métodos, Sistemas de Información empresariales o
Necesidad de Control o cambios de generación en empresa familiares, en lo que
se denomina las buenas prácticas y
buenas teorías
Independientemente,
de cómo fue elaborado podemos utilizar metodología de difusión más cercana al
modelo colaborativo combinadas con lo tradicional, pero enfocadas al
aprendizaje, a la Sociedad, a las personas.
Tradicionalmente,
se programaba capacitación, se diseñaban diagramas de flujos, la impresión y
distribución del manual, uso de carteleras, sistemas de incentivos, listas de
chequeo o recordatorio, carteles de señalización y hasta las auditorías.
Luego,
aparecieron técnicas relacionadas los sistemas de gestión de procesos con la
automatización de flujos de trabajos, el manual video muy utilizado por
franquicias, la intranet, la publicación en carpetas compartidas.
Si se
dan cuenta todo esto está muy bien, pero todo esto está centrada en que una Gerencia
dirige a todos en este tema, es decir el gerente de Calidad organiza, planifica
y supervisa que se realicen todas esas actividades. Eso es la escuela
tradicional.
Ahora bien,
modelo realmente colaborativo, es crear ambiente de aprendizaje continuo, en el
cual el trabajador tiene un ambiente de aprendizaje de los procesos y procedimientos
de la empresa. En este sentido, es crear la virtualización de todos esos esquemas
tradicionales, es crear la capacitación masiva en la web, en el cual un trabajador
desde su celular o móvil puede tener acceso, aprender, compartir, dar ideas para
mejorar. Eso sí es innovación.
Estoy clara,
que todavía tenemos brechas para alcanzar esta meta, pero la visión compartida es la que hace que el
progreso avance. En ese sentido, espero que algunos de los lectores, compartan
mi visión que hoy les comparto.
REITERO
No
crítico que se trabaje tradicionalmente con esquemas archiconocidos y probados
para la elaboración, control,
publicación, distribución y capacitación de uso de manuales, eso es y puede ser
válido pero lo que si estoy segura, es
que nos quedamos cortos en la consecución de establecer la cultura organizacional
que se busca, en resumen el centrarse en Aprendizaje Organizacional a través de
un Modelo Colaborativo, es en mi opinión, lo que aportará que el manual no se
quede en la gaveta o en el estante, que se diga por los pasillos de la empresa: “creo que si existen manuales, pero no los he
visto” o “ esos manuales son un invento de
Nombre del Director o gerente o
asesor” o pero aún “lo que dice el manual
es la teoría, eso no es así”
Técnicas
para la difusión hay muchas, pero recuerden, estamos en el siglo XXI, el siglo de
la Sociedad digital, en las décadas de las redes sociales, las décadas de lo
breve, el video, el debate digital, de crear modelo colaborativo para construir
y crear por ideas que convergen y no por la búsqueda del control y el poder,
eso es pasado.
Por
último, mí #DIP recuerden existen diversos estilos de aprendizaje: Pragmático, Activo,
Teórico y Reflexivo, en consecuencia, para el desarrollo de la estrategia comunicacional
hay que reconocer a la audiencia.
Saludos amigos cyberdocs y recuerda comentarios bienvenidos.
@mapinxxi
