Componentes de una Documentación Organizacional I

La documentación organizacional está conformada por manuales, especificaciones, catálogos establecidos en la organización como referencia del conocimiento, de los sistemas, procesos y la manera de cómo la empresa se organiza y cómo se ejecutan las actividades "know how". Es importante señalar que estos documentos no son necesariamente impresos, incluso la tendencia es tenerlos solo en versión digital.
Hay empresas que solo tienen una manual que comprende toda la información, generalmente es el modelo que usan las Franquicias. Otras empresas como las empresas de manufactura, le dan más importancia al manual de calidad, y en éste incluye información de Organización, procesos y procedimientos. Otras solo cuentan con procedimientos aislados, generalmente los administrativos, o le dan importancia es al catalogo de productos. En conclusión, los componentes de la documentación varían de acuerdo al tipo, tamaño, modelo de dirección de la empresa y la persona quien lidera la Gestión Documental Organizacional.
Ahora bien, entre los documentos más típicos están:
Manual de Organización
Manual de Calidad
Manual de Procesos y Procedimientos
Manual de Descripciones de Cargos
Manual de formatos y formularios
Manual de Usuario
Manual Técnico o Normas de Ingeniería
Código de Conducta o Ética
Reglamento Internos
Manual de Políticas y Normas
Catalogo de Productos y Servicios
Instructivos
Manual específico (obligatorio por una Ley o Normativa externa)
Manual específico (para el negocio), ejemplo manual de Apertura de Tienda.
Listas de Chequeo o Verificación

Próxima entrega: Componentes de Documentación Organizacional II

¿Qué es y para qué se requiere de Documentación Organizacional?

La documentación organizacional es el compendio de todos los documentos (manuales, formatos, fichas, archivos, registros, normas o especificaciones de ingeniería o calidad) requeridos en la empresa para soportar el "know how", la memoria y los controles. Este compendio facilita la comunicación y transmisión de la información del modelo estratégico, la estructura organizacional y los procesos de la organización.La documentación organizacional forma parte del capital intelectual de la empresa y representa un activo intangible de gran valor dado que apoya a fortalecer las competencias de los trabajadores para ejercer ordenadamente los cargos y puestos responsables.

Objetivos de la documentación

• Reconocer de manera escrita los procesos, procedimientos, políticas y normas, estructura organizacional, descripciones de cargos y sistemas corporativos que aplican a la organización para garantizar el cumplimiento de los fines y los objetivos de la misma, de manera de promover las competencias del personal acorde a las exigencias el mercado bajo un ambiente de mejora continua.
• Facilitar la práctica basada en estándares acordados de cómo se trabaja, logrando un ambiente de reglas claras y conocidas que permitan simplificar, optimizar y obtener resultados en un ambiente óptimo de trabajo.
• Mejorar el clima organizacional, porque promueve el conocimiento y reconocimiento.

Próxima entrega: ¿Qué documentos conforman una Documentación Organizacional?

Glosario de Acrónimo para Documentación de Procesos y Procedimientos

ACRÓNIMO	Significado
APS	Avanced Planning System. Planificación avanzada de recursos
ASP	Advanced Solution Provider. Proveedores de soluciones
B2B	Business to Business Negocio electrónico de empresa a empresa
B2C	Business to Consumer.Negocio electrónico de empresa a consumidor
BI	Business Inteligence. Inteligencia de negocios
BPR	Business process rengineering. Reingeniería de procesos
BSC	Balanced score card. Cuadro de mando integral
CRM	Customer relationship management .Gerencia estrecha o relacionada de clientes
DDS	Decisión support System. Sistema de soporte de decisiones
DM	Data mining. Minería de datos
DW	Datawarehose. Almacén de datos
EAI	Enterprise application integration. Integración de aplicaciones en la empresa
ECR	Efficient consumer response. Respuesta efectiva al consumidor
EDI	Electronic Data Interchange. Intercambio electrónico de data
EFT	Electronic Funds Transfer. Transferencia electrónica de fondos
ERP	Enterprise Resource Planning. Planificación de recursos empresariales
ERP II	Enterprise resource planning. Expresión de la consultora Gartner usada para toda aplicación que se integre a un ERP.
ESS	Executive Support System. Sistema de soporte gerencial
HHC	Hand held Computers. Computadores manejadas de mano
IRM	Intelligent Resource Planning. Planificación inteligente de recursos.
MES	Manufacturing Execution System. Sistema de ejecución en manufactura
MPT	Maintenance productive Total. Mantenimiento productivo total
MRP	Material Resource Planning. Planificación de recursos de materiales
MRP III	Manufacturing Resource Productivity. Productividad en los recursos de manufactura
MRPII	Manufacturing Resource Planning. Planificación de Recursos de Manufactura
NRP	Planificación de Recursos de redes empresariales
PDM	Product Design Management. Gerencia de diseño de Producto
POS	Point of sale. Punto de ventas
SCM	Supply Chain Management. Gerencia de Cadena de suministros
SRM	Supplier relationship management Gerencia estrecha con proveedores
TOC	Theory of constraints. Teoría de restricciones
TPS	Transportación Planning System. Sistema de planificación de transporte
WMS	Warehouse Management System. Sistemas para la Gerencia de Almacenes