lunes, 5 de marzo de 2018

Documentación bajo un Modelo Colaborativo y el Coaching Organizacional


Desde hace años he venido desarrollando el concepto de modelo colaborativo para lograr una documentación organizacional de excelencia operacional, no se trata de contar con manuales de procedimientos, se trata de contar con una Documentación organizacional que realmente contribuya, que se use, que sea útil.

Entre sus principales características del modelo están: 
  1.  La documentación está conformada por el modelo de negocio en sus tres perspectivas estratégica, táctica y operacional. Varios post anteriores hablo sobre ello.
  2.   Se considera que la estructura organizacional sigue a los procesos, los procesos buscan la satisfacción de los clientes y siguen a la estrategia.
  3.  Incluye la documentación estructurada bajo estándares y la no estructurada con método, de manera sistemática.
  4.   Incluye el uso de tecnología de información y aplicación de técnicas de difusión y comunicación.
  5. Sigue una metodología propia que comprende Entendimiento y enfoque, Ejecución y Entusiasmo. Estas fases no son lineales o secuenciales porque consideran la innovación y mejora continua como fundamento de proyectos ágiles que toma en cuenta lo técnico y lo organizacional.
  6. Aplica técnicas de programación neurolingüística desde la recopilación de información, sus análisis, mejora, integración, documentación, comunicación y sostenibilidad.
  7. Es evolución de los otros tres modelos de documentación: tradicional, integrativo/apoyo y obligatorio.
    Este modelo de documentación es producto de investigación, análisis y aplicación. Combina metodologías y conceptos gerenciales asociados a Estrategia, Operaciones y Organización.  
    En este post me voy a referir, a un tema del área de Organización que es parye del desarrollo del modelo colaborativo de Documentación organizacional: el coaching organizacional.

    De acuerdo a EAE Harvard Deusto:
    "El coaching organizacional tiene como objetivo transformar a las organizaciones  a través de sus empleados para conseguir que expandan su potencial y obtengan los resultados deseados por la compañía. En otras palabras, se trata de observar a una organización en funcionamiento en la que un conjunto de personas trabajan juntas y donde se dan diferentes tipos de interacciones" (EAE, 2014)
    Las técnicas de recopilación, documentación y difusión que sugiero se usen en el modelo colaborativo se generan con un trabajo compartido con base a una sinergia compartida que pueda balancear los intereses de cada actor en el rol individual que esté jugando en esa organización, obteniendo beneficios el trabajador y la organización. 

    En el modelo hablamos de la importancia de los actores interesados y que deben formar equipos para un hito o meta establecida. El análisis de actores de la empresa, se puede ver reflejado en el mapa de procesos organizacionales, los actores de cada proceso en el diagrama de contexto, lo actores funcionales en la estructura organizacional. El entendimiento de los actores, sus competencias y sus intereses es crucial para la empresa. En el modelo colaborativo también consideramos los roles de cada participante. En ese sentido nos inspiramos en la metodología BABOK de Análisis de negocio, pero esto será tema de otro post. Lo que si vale pena mencionar, es que si cada uno de los líderes y trabajadores están capacitados o pueden aplicar conceptos y técnicas de  coaching, esto facilitará a desarrollar equipos altamente efectivos, ampliar la comunicación, entender y establecer reglas claras.

    Otra consideración de vital importancia, que hemos llegado a la conclusión en nuestra experiencia, los problemas más que en los ejecutores está en las interacciones entre los ejecutantes, es decir las interrelaciones entre las tareas, entre los procesos. En la metodología propuesta es principio básico el desarrollo del enfoque sistémico de los integrantes  de los equipos porque en la gestión por procesos se definen las entradas, salidas, recursos, regulaciones bajo una visión sistémica. Ver los procedimientos en una taxonomía y no aislados nos ayudan a entender que la visión funcional trae conflictos. Cuando vemos las interacciones y aplicamos conceptos como Lean Management o calidad o mejora continua o de desarrollo organizacional completamos la tarea de lograr una mejor organización y documentada para asegurar sostenibilidad.  De nuevo si los dueños de esos procesos tienen competencias relacionadas con coaching, sin duda, podrán dar valor a sus equipos, no solamente mejorar el proceso, sino las interrelaciones, optimar las comunicaciones internas entre la empresa y eso es el reto de contar con una documentación organizacional colaborativa. 

    Referencias
    EAE Harvard Deusto (2014) Las claves del coaching organizacional. 
    30 septiembre, 2014 Retos Directivos
    Echeverría, Rafael  Fuente Ovejuna: El secreto de los equipos de alto desempeño. Artículo tomado en web  http://portaldelcoaching.com/columna/fuenteovejuna-el-secreto-de-los-equipos-de-alto-desempeno/

    Otras referencias consideradas en el Modelo Colaborativo para el  Tema de Equipo, Actores y sus roles son:
    Covey, Stephen (1989) Los siete hábitos de la gente altamente efectiva 
    Senge, P. M. (2006). La Quinta Disciplina: El arte y la práctica  de la organización abierta al aprendizaje (2a. ed., 2a. reimp.). Buenos Aires. Argentina
    Johnson, Spencer. (2002) Quién se ha llevado mi queso? Empresa Activa.Putnam´s Sons, NY USA.

    P.D. 
    La documentación o información documentada es primordial para una empresa que valora su comunicación interna, es primordial para reconocer los procesos y la estructura organizacional formal e informal, es primordial para gestión de la calidad, es primordial para la gestión de conocimiento y la gestión de innovación de manea alineada a la estrategia. En resumen, es primordial.
    Si te interesan estos temas te invito a seguirme en @mapinxxi  y subscribirte en el blog. Gracias

    miércoles, 21 de febrero de 2018

    ENFOQUE. Entendiendo los procesos. Modelo de referencia

    Un modelo de referencia para un proceso es una descripción estándar para la gestión de ese proceso, es el conjunto de características y relaciones que conforman el marco estandarizado que sirve de referencia, de entendimiento del contexto del proceso, sus políticas, los actores involucrados e interesados, la taxonomía
    Los componentes del modelo son: propósito/alcance, entradas, salidas, recursos, regulaciones, gestión (métricas y controles), políticas, taxonomía de subprocesos y procedimientos, identificación de riesgos,

    Para la representación gráfica de un modelo de referencia de un proceso son útiles: diagrama de contexto,  árbol de procedimientos, matriz de actores, matriz de riesgo, despliegue de sub procesos, matriz de responsabilidades.

    Los modelos de referencia se analizan, documentan y comunican por cada proceso del mapa de procesos organizacionales, recordando que se debe entender la diferencia entre proceso y procedimientos.










    sábado, 19 de agosto de 2017

    Un día grandioso: Mi experiencia de ver un Eclipse total solar

    Hoy a dos días del esperado eclipse total solar del 21 de agosto, he estado recordando una gran experiencia: el eclipse total solar de 1998.

    A principios del 1998, la noticia del eclipse  solar se hizo notoria en Venezuela. Tendríamos la oportunidad de ver el eclipse en el mejor punto del planeta, en el extremo más al norte del país, el  jueves 26 de febrero en horas del mediodía, mas o menos fue entre la una y dos de la tarde.

    Todo un acontecimiento en el cual se daría lugar de manera total, en la Península de Paraguaná, Venezuela. Mi hermano vivía cerca del lugar, pero yo vivía a cinco horas por carretera, no tenia carro,tenia trabajo, mis hijos colegio; así que a pesar de que me gustaría ir estaba cuesta arriba. Pero el miércoles, me encuentro con una gran amiga, y me dice Vamos, vamos ....  y con nuestros hijos y su esposo, nos fuimos la noche anterior.

    A las 8 a.m. ya estábamos juntos con cientos de personas en la orilla de la playa del  mar Caribe, gente de todas partes de Venezuela y del mundo. 

    Un día como cualquier otro, soleado, el sonido y belleza de la playa, la gente riendo y disfrutando  pero también todos con los lentes especiales o cajas domesticas preparadas para el evento, comerciantes informales que además de helados vendían la franela, el afiche, los lentes y un sin par de cosas relacionadas. Muchos fotógrafos, científicos, periodistas y astrónomos con telescopios y cámaras especiales, campamentos especialmente preparados para el fenómeno,  cada instante crecía la expectativa.

    Todos preparados y no parecía pasar nada, pero de repente se veía claramente la luna acercándose al sol, muy despacio hasta formar un anillo.

    Fue extraordinario ver las gaviotas y pájaros confundidos, como si estuviera el atardecer, aunque el sol estaba no en el crepúsculo sino en el medio cielo, no era rojizo o anaranjado sino brillante y la luna atrás de él.

    La marea subía y el sonido del mar se aquietaba. La gente admiraba el lento espectáculo, pocos eran los que se conocían  pero todos miraba hacia el mismo objetivo: la luna tapando el sol. 

    La multitud que apenas unos minutos aturdía con sus palabras, cada segundo se
    se oía mas callada, mas contemplativa.

    Llegó el segundo donde la luna ocupó todo el sitio del sol, y en un segundo se hizo de noche como medianoche  pero que más recuerdo fue la exclamación de todos  unísono como un gran coro celestial Ahhhhhhhhhh  era como el clímax colectivo de la gran contemplación, un suspiro y luego, todo el mundo en silencio.

    Ufffffff!!!  fue demasiado hermoso,  una noche que duró sólo un suspiro !!!! y la vida siguió...

    La luna se empezó alejarse del sol, y poco a poco se volvió de día, las gaviotas volvieron, la marea bajó y  el grandioso gran espectáculo de la naturaleza se quedó grabado en lo que los vimos y en la gestión documental de los astrónomos y el bullicio de la gente volvió a sentirse, todos con la gran alegría de haber disfrutado aquel fenómeno.

    La vida siguió... pero hoy cuando se anuncia un nuevo eclipse total del  sol, agradecida estoy de haber tenido esa gran oportunidad, demasiada emocionante,

    Hoy, por circunstancias personales, estaré cerca por donde se podrá apreciar aunque  solo parcial, igual que el anterior estoy a horas de donde se apreciará total, no creo poder ir pero si algunos de ustedes tiene esa oportunidad, no la pierdan por eso quise compartir mi experiencia de ese espectáculo natural grandioso

    Un gran abrazo.
    Marielvi Pinero
    @mapinxxi