domingo, 17 de febrero de 2019

Arboles en invierno una claridad para la taxonomía de procedimientos


Observar la naturaleza es una de las bases de creatividad, su contemplación puede darnos la paz pero tambien inspiración en el foco que en ese momento esté en la mente o en corazón

Hoy mi foco las organzaiciones y su arquitectura, veo estas fotos y me hacen pensar...

Estando en invierno podemos observar el tronco, las ramas, las bifurcaciones, aquella naturaleza presente que espera esa primavera.

Un día claro de invierno, es realmente espectacular, es de inspiración.

En mi foco, miro este parque como los árboles de procedimientos que se diseñan para esperar la primavera como resultados de la acción, las ramas  que soportarán las hojas, flores, frutos.





sábado, 12 de enero de 2019

Tertulia ¿ Lideres, coach, expertos?


En días pasados, en una reunión social, se inició un debate muy interesante, rico por su contenido, informal pero de realidades, de conocimiento pero también de percepción, casos de la vida real en la gerencia, El grupo, por cierto formado por solo mujeres, jóvenes profesionales gerentes, con familia en crecimiento con hogares estables.

Resumiendo la tertulia, se debatía sobre el liderazgo y sus competencias: Las preguntas comentadas fueron:  ¿Es el líder siempre líder, independientemente donde sea que esté, o las personas son líderes solo en algunos aspectos? La pregunta que siempre sale ¿El líder nace o se hace? ¿Puede ser cualquiera, todos somos líderes si queremos? ¿El líder dirige a un grupo o coordina la dirección dentro de un equipo de trabajo??

Otras preguntas y repuestas comentadas, ¿qué es un coach? ¿Es moda? ¿Es líder?  ¿Cualquier persona puede ser coach? ¿Un coach puede hacer que la persona saque su rol de líder?  En este punto las percepciones fueron muy variadas. Pero quedo claro, el coach no dice lo que tienes que hacer, te ayuda a encontrar respuestas, y tal como otras ramas profesionales hay diferentes tipos, que tiene la misma base pero no las técnicas a usar, un coach ontológico es diferente a un coach empresarial, o de vida.

Entonces, salió el tema del rol de los expertos, de los consultores: ¿Son ellos líderes detrás de los líderes o de quiénes sin serlo, tienen el rol?? Al ser una tertulia, no pretendíamos, llegar a un criterio único, o estándar, ni siquiera convencer una a otras, era una gran tertulia en un agradable ambiente de familias amigas, un ambiente que estuvo lleno de comentarios e incluso de anécdotas simpáticas. Sin embargo, recordando este día la tertulia y el rato, me gustaría aportar las siguientes reflexiones:

Primero, el tema liderazgo es un tema con muchas aristas, pero está claro en su necesidad, la conclusión  es una competencia que aunque se nazca líder o no, se debe desarrollar para ejercerlo asertivamente y oportuno. Una cosa es la competencia y otra el rol.

Un coach puede ayudar a que la persona encuentre el talento, pero un experto o consultor o mentor es necesario para que ese talento desarrollado en las áreas que debe ejercerlo. De finitamente, el equipo, el contexto, la familia, las personas que deben ser dirigidas,  todos de alguna forma contribuyen a que una persona sea y pueda ser y ejercer el liderazgo, más allá de ser simple seguidores.

Una segunda conclusión, siempre, sin importar los expertos, los libros, videos, cursos o publicidad siempre está la percepción de las personas, la subjetividad de cómo interpretamos lo aprendido, lo estudiado, lo vivido.  Por ejemplo, en el grupo, la percepción de ¿qué es un coach, su valor, su necesidad? fue uno de los puntos de mayor diferencia, de hecho llegó el momento de cambiar el tema a temas con menos compromiso de opiniones pero de pasarlo muy bien entre amigas, es muy valioso el liderazgo de amistad.

Para cerrar mi  reflexión, y ya más global de Sociedad, en este contexto actual que sugiere economías alta competencia, alto nivel tecnológico, turbulencias políticas. Sociales-culturales, preocupación por el ambiente, presiones para la eterna búsqueda de las libertades, las movilizaciones de personas, el control ético y moral,  requerimos líderes con competencias organizacionales que puedan responder con  agilidad, alineación a ese contexto, con pensamiento sistémico y Colaborativo para fortalecer relaciones y redes. Mucho trabajo por hacer!!!!!


lunes, 4 de junio de 2018

Procesos y clima laboral: Es un asunto de Relaciones y contexto

Cuando existen quejas de clientes, de agentes de ventas, de la gerencia administrativa, de la secretaria o del supervisor o entre compañeros,  empieza  a sentirse un clima de conflictos entre departamentos que se debe parar.
Cuando en el clima laboral hay frases como:
  • Los administrativos no autorizan rápido.
  • El jefe o manager no revisa puntualmente.
  • Tengo que estar detrás de los del almacén.
  • El personal nuevo no entiende la importancia y se demora.
  • La culpa del retraso es de ...
  • Los vendedores no les preocupa los registros, sólo les interesa sus comisiones.
  • El Sr ... todo lo deja para útima hora o momento.
  • El Director no le importa este departamento.
  • Tengo exceso de trabajo.
  • Se necesitan más personas para el trabajo transaccional y de archivo.
  • Los vendedores creen que uno no tiene nada que hacer.
  • El personal de planta no les importa si no se cumple las órdenes a tiempo.
  • Cómo hacemos, si cada día cambian las prioridades.
  • Cómo va a encontrar nada con el desorden de ese escritorio. 
  • ...
Es hora de iniciar una intervención de las RELACIONES DEL PROCESO

PARE DE CONTAR Y ACTÚE
La mayoría de los problemas o cuellos de botellas que existen en los procesos son relativamente fáciles de solucionar pero requieren intervención del contexto, del marco del proceso, es decir de sus relaciones internas y externas.
La recomendación es antes de aplicar Lean, six sigma, análisis de procesos o otra metodología o técnica valiosa de análisis, entienda  el contexto y descubrirá elementos de mejora clave a los resultados.
Definido el Qué y dónde, vamos al Cómo. 
A continuación resumo, la lista de chequeo que sugiero seguir en esta fase:
1. Identificar los actores y cuáles son sus roles
a. Proveedor de recursos.
b. Directores o reguladores.
c. Clientes o requirentes, identificar cuáles son los requisitos y cómo lo solicitan.
d. Ejecutores.
e. Supervisores, controladores o de calidad del flujo o interacciones.
f. Quiénes miden el proceso.
2. Diseño macro del proceso (recordar proceso es una agrupación de procedimientos) :
a) ¿Cuáles son los resultados del proceso: tangibles e intangibles?

b) Subprocesos y Árbol de procedimientos.
c) Formatos, registros y su flujo. 
d) Puntos claves de revisión y autorización.
e) Revisar las políticas y regulaciones.
f) Indicadores e índices de resultados. 
3. Competencias de los actores y sistemas
a) ¿Reconocen el flujo, su rol e importancia para el logro de resultados?
b) Competencias técnicas de ejecutores y proveedores de recursos.
c) La calidad del pedido o requerimiento es óptima: completa, a tiempo.
d) Sistemas transaccionales o flujo de documentos.

Generalmente, aplicando estos tres puntos, se mejoran los flujos de proceso porque se mejora uno de los principales cuellos de botella intangible ENTENDIMIENTO Y COMUNICACIÓN: LAS RELACIONES.

Que resultados o mejoras pueden resultar de este análisis.
Enumeremos algunas:
1. Los actores entenderán sus roles e importancia, en especial los provedores de recursos o controladores (los que autorizan la continuidad del flujo) y habrá una especial automejora por concientizar y entender la necesidad e importancia de su trabajo. Adicionalmente, aumenta el interes en particpar en mejora colaborativa de procedimientos, si es el caso.
2. Mejora sustancial en la manera de solicitar el requisito del cliente: calidad en la entrada. Muchas veces es el cliente o requirente que no solicitó especificaciones claras.
3. Esta primera fase, nos prepara para la intervención de lo que se denomina MEJORAMIENTO o  business process improvement aplicando metodologías bien reconocidas como Lean, Six Sigma  en la cual si podemos aplicar técnicas específicas para la mejora de procedimientos o internas del proceso.
4. Requerimientos de sistemas de información transaccional.
5. Eliminación de formatos y controles innecesarios. 
6. Definitivamente, mejora el clima laboral.

Vamos a conseguir MEJORAR LAS RELACIONES ENTRE PROCESOS, ENTRE ACTORES  desde lo intangible como puede ser reconocer la importancia y cambiar la actitud hacia una tarea o grupo hasta lo tangible como es innovación o necesidad de reingeniería o mejoramiento de un procedimiento o actividad o tarea específica.

Las operaciones y sus flujos pueden ser vistos racionalmente pero la experiencia nos dice, aunque esté muy diseñado y automatizado un proceso siempre hay personas detrás. En consecuencia, las mejoras no sólo van por automatización o por usar más tecnología o aplicar de una reingeniería, mucho menos tener un estilo autoritario de supervisión. La solución se inicia en considerar las relaciones, la comunicación y la dirección con sus políticas, lo que en otras oportunidades denomino el Contexto.

Saludos, 
Marielvi Pinero
@mapinxxi