sábado, 19 de octubre de 2013

Políticas de la empresa y la Documentación Organizacional

Las Políticas se definen como los postulados que operacionalizan la estrategia. Las políticas son compromiso de la empresa y de los trabajadores en la manera de actuar sobre un tópico específico. Son lineamientos dirigidos a hacer cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa y su modelo de negocio.

Las políticas son de diversas índole, y se pueden establecer por Funciones o por procesos, podemos clasificarlas por su alcance en Políticas estratégicas, Políticas generales, Políticas operacionales (comerciales, operativas y administrativas).

Tradicionalmente,  las políticas organizacionales se documentan en cada 
proceso o incluso a nivel de procedimiento. Las políticas se diferencias de las Normas porque estas últimas son más orientadas a la función.

En la metodología Documentación Integrada de Procesos (DIP) consideramos que deben ser documentadas en un solo manual de políticas para incrementar la visión sistémica organizacional, adicionalmente, un solo documento facilita  la sostenibilidad, contribuye a la uniformidad y simplicidad de la documentación. En resumen, tienen poco sentido repetir en muchos procedimientos la misma política.

Hablemos del contenido de una Política

Una política estratégica debe contener un texto que se refiere a un objetivo de la empresa, el medio y recursos para conseguirlo y la medición. Generalmente, contemplan declaraciones de compromiso de la Dirección y responsables, que se pretende cubrir, a que grado de satisfacción, el establecer la cultura para lograrlo porque al ser estratégico debe perseguir la cooperación de todos los actores e interesados de la organización. Son políticas estratégicas: Política de Calidad, Responsabilidad Social, Premiación a trabajadores, entre otras.

Política más Operacional establece la dirección para actuar con precisión en el hacer o momento o como controlar la situación. Son políticas operacionales las asociadas directamente a un proceso, subproceso o procedimiento. Ejemplo: Política de Pago a proveedores, Política de pago de Comisiones a Vendedores, Política de Permisos y ausencias, etc.



Principios Básicos

  1. Deber ser revisadas a menos una vez al año.
  2. Son definidas para promover confianza y claridad en toma de decisiones
  3. Son indispensable para la autonomía y delegación
  4. Contribuyen al modelamiento de la cultura organizacional, unifican criterios
  5. Deben ser documentadas publicada y entendidas por todos
  6. Se aplican a todo nivel
  • Ejemplo de clasificación de Políticas




  • Ejemplo de Política de la Calidad
    Nuestra empresa, basado en los estándares establecidos de ISO 9000 2008, cumple con las expectativas de nuestros clientes y nuestras metas estratégicas establecidas,  tenemos el  Compromiso de la Dirección y de sus trabajadores para el cumplimiento de lo establecido en los objetivos de calidad, en la Documentación Organizacional, vigente y en procurar una cultura de mejora continua.



    Ejemplo de Política Comercial

    Todo cliente debe ser registrado en la base de datos única del Sistema Integrado ERP, de acuerdo a su estatus: Prospecto, Potenciales, Ordinarios, Eventuales y en Desarrollo, con el fin de realizar el control y seguimiento de la gestión de mercadeo y ventas, bajo el procedimiento respectivo.



    Ejemplo de Política de Documentación
    Todo documento elaborado dentro del Sistema de Gestión de Calidad deber ser revisado y aprobado por la Gerencia responsable y la Gerencia de Calidad, para efectos de garantizar cumplir con los estándares de manera clara y precisa y mantener estricto el control de documentos aprobado, documentado y publicado en el Manual de Calidad.

    Espero que continuemos trabajando y que este post asea de utilidad para conformar un sistema de gestión empresarial adecuado a este gran siglo

    Saludos Cyberdocs
    @mapinxxi

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