miércoles, 17 de febrero de 2010

Componentes de la documentación II

Otra manera de identificar los componentes de la documentación requerida en la organización es desde el punto de vista de evolución en el tiempo, pudiendo clasificar la documentación como tradicional, la vigente y la tendencia.

Lo tradicional

Los componentes de la documentación organizacional tradicional son documentos aislados, generalmente asociados al control administrativo y comercial del negocio. La documentación esta conformada por procedimientos, muchos formatos, kardex, archivos o carpetas, organigramas. Tradicionalmente, cuatro son los manuales organizacionales: el manual de normas y procedimientos; manual descripción de cargos; manual de instructivos de formularios y manual de calidad, pudiendo existir departamentos con documentación formal y otros carentes de documentación. Lo tradicional es el formato impreso y manual en silos o aislado por departamentos, construido por personal de Organización y métodos con participación del personal del departamento, la queja del personal de organización y métodos, es nadie usa el manual, es más para muchos analistas ni siquiera los gerentes saben que existen los manuales o los consideran no actualizados.

Lo actual, en vigencia

Con el uso masivo de tecnología y sistemas de información, el enfoque de gestión de calidad basado en estándares certificados (como ISO9000 o EFQM), gestión de procesos y sistemas de gestión de cuadro integral (como Balanced Score Card), el auge de comercio electrónico y la era digital, HOY está vigente una documentación más integrada y extendida no sólo a los manuales sino que contempla todo un tema de gestión documental, gerencia de contenidos y modelo de negocio. Hoy hablamos de manual de procesos y procedimientos como base de operaciones con estandarización de procesos y no de los productos, hablamos de un manual de organización que incluye la teoría y modelo de negocio, el manual de calidad enfocado al sistema de gestión de calidad y se incluye el catalogo de productos. Adicionalmente, aparecen dos documentos de suma importancia el manual de Gobierno Corporativo con Código de ética incluido y el Manual de Responsabilidad Social basado en ISO 26000. Todos estos manuales generalmente están digitalizados con impresión discrecional y controlada, generalmente están publicados en la intranet de la empresa pero la queja sigue siendo el poco uso aunque los trabajadores ahora ya saben que existen y dependiendo de la metodología de elaboración, el manual fue construido con participación de equipos de proceso.

¿Cuál será el futuro?, ¿cuáles son las tendencias en documentación organizacional?
La tendencia es hacia una documentación colaborativa manejada por un sistema de gestión documental con uso intensivo de tecnología de información administrada por un personal como gestor de contenidos, en cual funcionará como una intranet web 2.0 (red social interna gerenciada). La documentación se extiende además de los manuales actuales, a contenidos web, reportes de sistemas ERP, SCM u otro aplicación específica del negocio, correos, comunicaciones, boletines, informes. Mucha documentación pero ordenada, clasificada por categorías y ligadas a sistemas de inteligencia de negocio soportada por motores de búsqueda tipo SEM.

Conclusión
La documentación organizacional siempre debe ir a la par del modelo de negocio, si es un modelo tradicional, por ejemplo una negocio familiar sin mucha perspectiva de crecimiento sino solo de sostenibilidad, la documentación tradicional podría ser útil. Si por el contrario, queremos estar competitivos, debemos entender que los modelos de negocio están cambiando, que los atributos de competencia se centran en innovación, conocimiento e información inteligentemente utilizada, y debemos entender que cada trabajador, cada persona que interactúa en la organización maneja conocimiento e información, ninguno por sí solo tiene la verdad del éxito pero es la sinergia del conocimiento que desarrollará la verdadera inteligencia del negocio. En consecuencia una documentación colaborativa es la tendencia, que cada vez más se acerca al presente.

Esta es mi reflexión, hasta la próxima...







jueves, 4 de febrero de 2010

Componentes de una Documentación Organizacional I

La documentación organizacional está conformada por manuales, especificaciones, catálogos establecidos en la organización como referencia del conocimiento, de los sistemas, procesos y la manera de cómo la empresa se organiza y cómo se ejecutan las actividades "know how". Es importante señalar que estos documentos no son necesariamente impresos, incluso la tendencia es tenerlos solo en versión digital.

Hay empresas que solo tienen una manual que comprende toda la información, generalmente es el modelo que usan las Franquicias. Otras empresas como las empresas de manufactura, le dan más importancia al manual de calidad, y en éste incluye información de Organización, procesos y procedimientos. Otras solo cuentan con procedimientos aislados, generalmente los administrativos, o le dan importancia es al catalogo de productos. En conclusión, los componentes de la documentación varían de acuerdo al tipo, tamaño, modelo de dirección de la empresa y la persona quien lidera la Gestión Documental Organizacional.

Ahora bien, entre los documentos más típicos están:

Manual de Organización

Manual de Calidad

Manual de Procesos y Procedimientos

Manual de Descripciones de Cargos

Manual de formatos y formularios

Manual de Usuario

Manual Técnico o Normas de Ingeniería

Código de Conducta o Ética

Reglamento Internos

Manual de Políticas y Normas

Catalogo de Productos y Servicios

Instructivos

Manual específico (obligatorio por una Ley o Normativa externa)

Manual específico (para el negocio), ejemplo manual de Apertura de Tienda.

Listas de Chequeo o Verificación


Próxima entrega: Componentes de Documentación Organizacional II


miércoles, 3 de febrero de 2010

¿Qué es y para qué se requiere de Documentación Organizacional?

La documentación organizacional es el compendio de todos los documentos (manuales, formatos, fichas, archivos, registros, normas o especificaciones de ingeniería o calidad) requeridos en la empresa para soportar el "know how", la memoria y los controles. Este compendio facilita la comunicación y transmisión de la información del modelo estratégico, la estructura organizacional y los procesos de la organización.
La documentación organizacional forma parte del capital intelectual de la empresa y representa un activo intangible de gran valor dado que apoya a fortalecer las competencias de los trabajadores para ejercer ordenadamente los cargos y puestos responsables.

Objetivos de la documentación

  • Reconocer de manera escrita los procesos, procedimientos, políticas y normas, estructura organizacional, descripciones de cargos y sistemas corporativos que aplican a la organización para garantizar el cumplimiento de los fines y los objetivos de la misma, de manera de promover las competencias del personal acorde a las exigencias el mercado bajo un ambiente de mejora continua.
  • Facilitar la práctica basada en estándares acordados de cómo se trabaja, logrando un ambiente de reglas claras y conocidas que permitan simplificar, optimizar y obtener resultados en un ambiente óptimo de trabajo.
  • Mejorar el clima organizacional, porque promueve el conocimiento y reconocimiento.

Próxima entrega: ¿Qué documentos conforman una Documentación Organizacional?