miércoles, 17 de febrero de 2010

Componentes de la documentación II

Otra manera de identificar los componentes de la documentación requerida en la organización es desde el punto de vista de evolución en el tiempo, pudiendo clasificar la documentación como tradicional, la vigente y la tendencia.

Lo tradicional

Los componentes de la documentación organizacional tradicional son documentos aislados, generalmente asociados al control administrativo y comercial del negocio. La documentación esta conformada por procedimientos, muchos formatos, kardex, archivos o carpetas, organigramas. Tradicionalmente, cuatro son los manuales organizacionales: el manual de normas y procedimientos; manual descripción de cargos; manual de instructivos de formularios y manual de calidad, pudiendo existir departamentos con documentación formal y otros carentes de documentación. Lo tradicional es el formato impreso y manual en silos o aislado por departamentos, construido por personal de Organización y métodos con participación del personal del departamento, la queja del personal de organización y métodos, es nadie usa el manual, es más para muchos analistas ni siquiera los gerentes saben que existen los manuales o los consideran no actualizados.

Lo actual, en vigencia

Con el uso masivo de tecnología y sistemas de información, el enfoque de gestión de calidad basado en estándares certificados (como ISO9000 o EFQM), gestión de procesos y sistemas de gestión de cuadro integral (como Balanced Score Card), el auge de comercio electrónico y la era digital, HOY está vigente una documentación más integrada y extendida no sólo a los manuales sino que contempla todo un tema de gestión documental, gerencia de contenidos y modelo de negocio. Hoy hablamos de manual de procesos y procedimientos como base de operaciones con estandarización de procesos y no de los productos, hablamos de un manual de organización que incluye la teoría y modelo de negocio, el manual de calidad enfocado al sistema de gestión de calidad y se incluye el catalogo de productos. Adicionalmente, aparecen dos documentos de suma importancia el manual de Gobierno Corporativo con Código de ética incluido y el Manual de Responsabilidad Social basado en ISO 26000. Todos estos manuales generalmente están digitalizados con impresión discrecional y controlada, generalmente están publicados en la intranet de la empresa pero la queja sigue siendo el poco uso aunque los trabajadores ahora ya saben que existen y dependiendo de la metodología de elaboración, el manual fue construido con participación de equipos de proceso.

¿Cuál será el futuro?, ¿cuáles son las tendencias en documentación organizacional?
La tendencia es hacia una documentación colaborativa manejada por un sistema de gestión documental con uso intensivo de tecnología de información administrada por un personal como gestor de contenidos, en cual funcionará como una intranet web 2.0 (red social interna gerenciada). La documentación se extiende además de los manuales actuales, a contenidos web, reportes de sistemas ERP, SCM u otro aplicación específica del negocio, correos, comunicaciones, boletines, informes. Mucha documentación pero ordenada, clasificada por categorías y ligadas a sistemas de inteligencia de negocio soportada por motores de búsqueda tipo SEM.

Conclusión
La documentación organizacional siempre debe ir a la par del modelo de negocio, si es un modelo tradicional, por ejemplo una negocio familiar sin mucha perspectiva de crecimiento sino solo de sostenibilidad, la documentación tradicional podría ser útil. Si por el contrario, queremos estar competitivos, debemos entender que los modelos de negocio están cambiando, que los atributos de competencia se centran en innovación, conocimiento e información inteligentemente utilizada, y debemos entender que cada trabajador, cada persona que interactúa en la organización maneja conocimiento e información, ninguno por sí solo tiene la verdad del éxito pero es la sinergia del conocimiento que desarrollará la verdadera inteligencia del negocio. En consecuencia una documentación colaborativa es la tendencia, que cada vez más se acerca al presente.

Esta es mi reflexión, hasta la próxima...







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