Para diseñar un mapa de procesos de la organización se pueden considerar varios enfoques: la cadena de valor, mapa de valor, esquema de la tortuga, ciclo de Deming PDCA, agregación de procesos.
Aplicar algunas de ellas con técnicas usuales de dinámicas de grupo, recopilación de información, técnicas colaborativas, método como scrum son válidos pero solo se focalizan en el resultado de un mapa como representación gráfica. He llegado a la conclusión que muchos analistas o arquitectos organizacionales diseñan el mapa de proceso sin reconocer para qué lo quieren o por qué es necesario.
Sabemos qué un mapa de procesos organizacionales: es una manera gráfica para describir organización como un todo identificando y agrupando los procesos de una manera lógica o estructurada, generalmente estamos hablando de macro procesos, pero ... ¿que más?
El más es definir no sólo que és, sino por qué y para qué lo necesitamos o es de utilidad?
Veamos el para qué?
El mapa de procesos es el resultado de un análisis que permitirá formular las políticas de la organización, la jerarquía y clasificación de procedimientos e instructivos, requisitos de controles y manejo de riesgos y es la base fundamental para la estructura organizacional (recordemos los procesos siguen a la estrategia, la estructura sigue a los procesos)
Ahora, Por qué es importante y necesario?
Porque necesitamos comprender los actores y sus interrelaciones, porque necesitamos entender como se ordenan y se estructuran los procesos de la empresa de manera de operacionalizar el modelo de negocio alineado al modelo integrado organizacional a través de una documentación integrada de procesos. Si el diseño organizacional no considera ésto, sólo será un gráfico.
y entonces...
¿Cómo se diseña un buen mapa de procesos?
El insumo principal son los componentes del Modelo integrado organizacional perspectiva estratégica y el modelo de negocio o perspectiva táctica (recomiendo leer mi post sobre Modelo Integrado Organizacional para saber los componenentes)
Bajo la metodología que he venido desarrollando que combina muchas de las que nombre inicialmente, pero que también considera gestión por procesos, diseño organizacional, documentación integrada organizacional con sistema social y del conocimiento propongo los siguientes pasos:
1. Identificar los productos y servicios y categorías de clientes.
2. Identificar los atributos de valor (propuesta de valor
3. Realizar análisis de actores: accionistas, reguladores, estratégicos de recursos, recursos operacionales (proveedores), operadores de servicios, comunidad. Nota: En este paso se quiere la identificación de actores para identificar impacto para la formulación de políticas. Este pasos es una herramienta para predecir y/o manejar conflictos. Aclaro no se trata de análisis de actores de manera estratégica, es análisis de actores para efectos de diseño organizacional basado en procesos. El próximo post detallo el punto
4. Estructurar los procesos (aquí si escogemos alguna de la estructura que nombre en el primer párrafo).
5. Graficar el despliegue de proceso con interrelaciones, considerando 1.2.3.4.
6. Documentar el mapa (imagen tipo infografía)
7. Publicar, comunicar y USAR el resultado,
Ejemplos de mapas hay muchos en la red, pero reitero lo importante no es sólo tener un gráfico es saberle sacar provecho.
A mi me gustaría ver en los manuales algo como ésto:
En fin... Espero que este post sea de contribución para aquellos que buscan una visión más sistémica de sus organizaciones, mientras...yo sigo trabajando en Diseño Organizacional integrado con el modelo integrado organizacional, documentación integrada organizacional, documentación integrada de procesos y algo más...
Saludos,
Marielvi Piñero
@mapinxxi
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