sábado, 10 de abril de 2010

Metodología para hacer manuales: documentación "USO O ISO"


Muchos me preguntan ¿existe una metodología para hacer un manual de procesos y procedimientos o calidad o de cualquier índole?


Lo primero que les puedo comentar es que no debemos limitarnos hacer o elaborar el manual, sino que una verdadera documentación organizacional requiere la difusión, el aprendizaje y por supuesto, su uso asertivo. Por ello, más que la elaboración debemos pensar en actividades como planificación, comunicación, auditoría y sostenibilidad, volvemos a la pregunta ¿Cómo lo hago? O ¿Cuáles son los pasos? ¿Existen metodologías?


Bien, existen ciertos estándares de contenido de manuales, por ejemplo los asociados a las normas ISO, o Estándares EFQM, o estándares para la elaboración de diagramas como los que nos trae la Gestión de procesos (BPM), los sistemas basados en Gestión de Contenidos empresariales (ECM), los desarrolladores de sistemas como Rational, CASE, o tal vez más popular a la hora de documentación metodologías como IDEF. Adicionalmente, empresas de consultorías o implantadores de sistemas integrados de planificación de recursos empresariales (ERP) han desarrollado metodologías que acompañan a un proyecto de documentación a proyectos de gerencia de procesos o de reingeniería, entre otros.
Adicionalmente, no olvidemos, que también las bases documentales han sido dirigidas por especialistas en Organización y métodos con énfasis en sistemas de información, los especialistas en Sistemas de gestión de calidad, con énfasis a los resultados de la empresa con tendencia a satisfacer a los clientes como clave de éxito y a los Auditores internos o externos, con énfasis al control y las responsabilidades (organización).
Diferentes puntos de vistas pero lo que es común es que han conseguido que los manuales sean tal vez más normativos que prácticos, son útiles para eventos particulares, por ejemplo, certificación de calidad, aprobación de asambleas, desarrollo de un sistema en particular o la implantación de un ERP, pero no necesariamente están dentro de una cultura organizacional de aprendizaje o de mejora continua u orientada al servicio o son de uso en la rutina.

Mucha tela que cortar …
Un manual es útil cuando se usa, por eso en tono de broma me gusta afirmar MAS QUE UN MANUAL ISO, NECESITAMOS UN MANUAL USO, está bien bajo estándares de calidad, tipo ISO o de controles internos o que permita desarrollar sistemas pero ÚTIL PARA LOS USUARIOS. ¿Cómo los hacemos? Del abanico de posibilidades, ¿Cuáles debemos adoptar, y cómo aplicarlo?

Mi propuesta, resultado de investigación, análisis, aplicaciones en empresas venezolanas, es aplicar lo que he denominado la metodología Documentación Integrada de Procesos (DIP©)


Está metodología se basa en tres estados básicos: primero entender, segundo hacer, tercero transferir. Posterior, a esos tres estados, podriamos hablar de un estado de conciencia o cultura

organizacional.


Primero, vamos a lo básico:

Entender comprende los hallazgos, el diagnóstico, la planificación y la organización
Hacer contempla la elaboración, la integración, la publicación.
Transferir conformada por la comunicación y la sostenibilidad.


La forma práctica para poder aplicarlo es desarrollar lo que yo llamo:


MANUAL DE MANUALES "USOISO"



Estimados cyberdoc, hablaremos de ésto, en otro post

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