lunes, 24 de marzo de 2014

¿Cómo logramos que se usen los manuales de procesos y procedimientos en una organización?

Pregunta típica que se hacen muchos especialistas en procesos, calidad, directores o gerentes. En este post, los invito a reflexionar y combinar las estrategias tradicionales.
Manuales publicados
Podemos documentar las políticas, los procesos y procedimientos, podemos modelarlos usando sistemas de información de primera línea, podemos tener videos, afiches pero realmente lograremos su uso cuando creamos una cultura de aprendizaje, cuando logramos implantar un sistema que promueve hacia una organización inteligente que aprende continuamente.
Las organizaciones que aprenden solo aprenden a través de individuos que aprenden, la documentación organizacional es un medio para ese desarrollo, sobre todo si está concebida bajo un modelo colaborativo basado en gestión de calidad y procesos.
Veamos, algunas repuestas típicas a la pregunta ¿Por qué no se usan los manuales de procesos y procedimientos? Hay varias repuestas, por ejemplo:
a)      Son tediosos, largos, esos diagramas no se entienden.
b)      Se escribe lo que debe hacerse, pero la realidad es otra.
c)       Solo se tiene un manual impreso y está en la oficina de xxx.
d)      Está en la web, pero no se tiene permiso para acceso o no se sabe cómo usarlo
e)      Son incompresibles.
f)       Tiene tanto detalles que el lector se pierde y se aburre
g)      Es tan general, que no dice nada
h)      El usuario piensa que ya sabe hacerlo, que sabe las políticas y normas, para qué usarlo?
i)        Ese manual fue escrito hace tiempo o fue elaborado por una empresa externa, no participamos
j)        El manual solo es para la certificación
k)      El manual es solo para la capacitación
No importa la respuesta, la causa es  la misma:  no existe una Conducta hacia la Calidad, hacia la mejora continua, hacia la excelencia, es un problema del Sistema y la cultura.
Todos aprenden
La recomendación es trabajar en lograr un clima de organización que aprende a través de Capacitación continua desde la inducción, cooperación en equipos y un sistema gerencial que permita que la calidad sea responsabilidad social organizativa de cada individuo. Por supuesto, es de gran utilidad los recursos tradicionales como videos, afiches, manuales, mapas mentales pero también la alienación con los objetivos estratégicos como visión compartida.
En ese sentido, no es contar con un manual, es contar con documentación organizacional integrada a los procesos, a la organización, a la tecnología y a la gente. Recordar que No hay aprendizaje organizacional sin aprendizaje individual, es lo que Peter Senge señala: la necesidad de desarrollar el Dominio Personal como disciplina.
Espero que sea útil esta información, mis saludos Cyberdocs
@mapinxxi

domingo, 9 de marzo de 2014

Reflexiones de mi experiencia: Consejos para implantar un Sistema ERP- Tercera entrega


Reflexiones de mi experiencia de implantar sistemas de información, especialmente dedicado los ERP.
TERCER POST

En las dos entregas anteriores de este blog, hablamos de los factores claves y ocho consejos, hoy les entrego dos nuevos consejos, para completar los diez:

9.       Mostrar avances continuos por proceso de manera simple, gráfica o indicadores y reconocer los actores que permiten el avance.
a.       En  estos tiempos de conectividad, es importantísimo lo que llamo el mercadeo de la implantación, debe ser continua pero en base a resultados

10.       Tener espíritu de Aprendizaje continuo en un Organización inteligente. Lea sobre Innovación Organizacional, sobre Líderes al Servicio o liderazgo transformacional o coach.
a.    Leer libros o artículos de autores como Peter Senge, Daniel Goleman o Peter Drucker te inspiran a entender la Organización y su gente, no es la tecnología lo que hace el cambio, ella solo apalancan somos la gente involucrada que aprende, que hace cultura, que innova y obtiene resultados.
 
b.   En sentido me apego a lo aprendido a lo escrito por Peter Senge sobre las disciplina a desarrollar en organizaciones inteligentes: maestría personal, modelos mentales, pensamiento sistémico, compartir valores y aprendizaje en equipo.
 
Para culminar con esta serie de tres post dedicados a ERP, reitero independientemente de la organización, hoy día cualquier empresa, institución, organismo debe contar con un sistema integrado ERP, recordando que un ERP es el sistema más básico para la gestión de recursos y consolidación de resultados. En consecuencia,   espero que estos consejos puedan ser útiles.

Ahora bien, como comentarios finales, me gustaría decir que un ERP automatiza más los procesos internos que los procesos interrelacionados con externos. Adicionalmente,  en ERP generalmente, no cubre todos los controles ni requerimientos que se requieren en la empresa, por eso un ERP nunca puede verse como panacea. Un tercer punto, es importante aclarar que un ERP tradicional es un sistema transaccional a primer nivel, y que hoy este término, algunos lo han  ampliado para incluir otros aplicativos como inteligencia de negocios, gestión de cadena de suministros, gestión de relaciones con clientes, gestión de procesos, gestión documental.   
Con este post termino los diez consejos de Reflexiones de mi experiencia, el caso de ERP, espero que sean de provecho para el que quiera seguirlos.

Aquí les doy la tabla resumen, de los diez consejos


Minimizar la llamada customización - Hacerlo simple

Chequear los parámetros de lo que se denomina “localizaciones” antes de implantar

Entender la lógica de un ERP

Comprender el alcance y los requerimientos de interoperabilidad, migraciones e interfases

No caer en la tentación de cambiar versiones-

Evitar los paralelos.

Documentar acuerdos de políticas, mejoras y cambios.

Implante por proceso o funcionalidad completa no por módulos. Es de vital importancia la visión sistémica y participación de equipos de procesos

Mostrar avances continuos por proceso de manera simple, gráfica o indicadores y reconocer los actores que permiten el avance.

Tener espíritu de Aprendizaje continuo en un Organización inteligente. Lea sobre Innovación Organizacional, Líderes al servicio o liderazgo transformacional
 
Hasta la próxima, cordiales saludos y comentarios bienvenidos

Reflexiones de mi experiencia: Consejos para implantar un Sistema ERP- Segunda entrega

SEGUNDO POST
Continuando con mis Reflexiones de mi experiencia de implantar sistemas de información, especialmente dedicado los ERP.
En el primer post hablamos de los factores de éxito tradicionales y los dos primeros consejos, hoy   les doy cinco consejos que pueden contribuir a esa implantación de un ERP
 
4.       Comprender el alcance y los requerimientos de interoperabilidad, migraciones e interfaces
 
a.       Un alto porcentaje de las bases de datos o maestros no son estándares e incluso no hay igualdad semántica. Antes de migrar o realizar interfaces hay que evaluar los maestros o los campos de los ficheros.
5.            No caer en la tentación de cambiar versiones
a.       Al menos hasta que este consolidado la versión inicial (mínimo dos años) adquirida, no intente cambiar la versión, si lo hace paraliza el proyecto, pierde credibilidad.
b.       Es normal que durante la implantación se detecten funcionalidades que el proveedor promete en una nueva versión, esto hay que evaluarlo muy peo muy bien.
6.                  Evitar los paralelos.
a.       El usuario se resiste, pero es importante, es muy poco probable que los sistemas puedan ser fácilmente comparados o no hay tiempo para que el mismo personal registre, analice y evalúe ambas aplicaciones. El paralelo siempre ocasiona resistencia y poca efectividad.
b.      Es recomendable, darle fuerza al proceso colaborativo de la implantación y apoyar muy fuerte los primeros días de producción pero promover la confianza.
7.                  Documentar oportunamente acuerdos de políticas, mejoras y cambios.
a.       Muchas veces implantar el sistema puede traer cambios o mejoras en los procedimientos, no olvide documentarlos y ser aprobados por el equipos
b.    Documente formalmente los acuerdos, después no vale decir "eso lo acordamos en la reunión" o te mande un email o eso fue lo que dijo el jefe...
8.       Implante por proceso o funcionalidad completa no por módulos. Es de vital importancia la visión sistémica y participación de equipos de procesos
a.       Muchos proveedores o consultores promueven la implantación por módulos, en mi opinión es mejor por procesos o funcionalidades integradas entre gerencias. Por ejemplo: Es mejor implantar el proceso Nómina que el módulo de Recursos Humanos.  Me refiero, si vemos a Nómina como un proceso incluye las entradas de información de otros procesos que son claves para el éxito de la implantación y que pueden ser por módulos diferentes al de Recursos Humanos. Por ejemplo, las variaciones para el cálculo de nómina proviene de áreas operativas y módulo de Control de Producción o incluso la data proviene de otros sistemas por ejemplo capta huellas.
 
b.      He visto muchas veces que los equipos de implantación son funcionales por módulos,  eso a la larga es un error, porque una de las filosofías de un sistema ERP es la integración transaccional con perspectiva de procesos. Muchas veces, una empresa dice que tiene implantado el módulo de Contabilidad de un ERP y es exitoso, yo digo, no creo porque ese módulo aislado es un sistema de contabilidad no un ERP, aún sea de un gran sistema comercial.
Estimados Cyberdocs, en el próximos post, les escribo el final  de “Reflexiones de mi experiencia”, sobre ERP, los invito a leerlo y por supuesto, cualquier comentario de este post, bienvenido.

Reflexiones de mi experiencia: Consejos para implantar un Sistema ERP- Primera entrega

Este post es el primero de una serie de tres posts, en el cual he querido presentar consejos para implantar un sistema ERP, son consejos productos de reflexiones de mi experiencia en implantar estos sistemas (diferentes soluciones comerciales, desarrollo propios, empresas privadas y públicas, grandes, corporaciones, medianas y pequeñas).
PRIMER POST   
Tradicionalmente, tanto las empresas desarrolladoras y comercializadoras de aplicaciones ERP, como las grandes empresas de  consultoría, consultores independientes o gerentes líderes de proyectos hablan de Factores claves de éxito para implantar exitosamente un ERP.  Estoy totalmente de acuerdo con esos elementos pero también hoy reflexionando los éxitos y fracasos dentro de mi experiencia profesional de estos últimos 25 años, en este tipo de proyectos y habiendo conocido y aplicado metodologías de implantación de los líderes del mercado tanto desarrolladores  como consultores,  quisiera listar diez consejos, que creo pueda,  en conjunto a esos factores de éxito, contribuir a mejores implantaciones.
Resumo, los factores tradicionales claves de éxito son: a) Apoyo de la alta gerencia; b)Buena selección del equipo de proyectos incluyendo un patrocinador de alta gerencia; c)Aplicar conceptos de Gerencia al cambio y Desarrollo organizacional; d)Evaluar muy bien los requerimientos de Plataforma tecnológica (equipos, redes, móviles, interacción con PLC o con dispositivos de captura de datos);  e)Modelaje o blueprint del Negocio o de la organización; f) Gestión de proyectos; g) Metodología de implantación bien diseñada y probada.
De estos factores no voy a ser comentarios, hay mucha literatura en la red, me propongo es a presentarles y comentar  diez consejos prácticos para implantar ERP
Inicio con tres.
 
1.       Minimizar la llamada customización - Hacerlo simple
a.       Una de las principales barreras que se presentan en la implantación, es cuando existen sistemas desarrollados “in house” los llamados “legacy”. Estos sistemas son desarrollos hechos tan a la medida, que muchas veces sistematizan prácticas que no contribuyen al flujo sistémico de la información, es decir son totalmente funcionales.
b.      No debemos insistir sobre considerar customizar características a la aplicación adquirida, casi siempre los usuarios quieren replicar características de los sistemas anteriores, sin hacer un esfuerzo de entender la nueva  aplicación, de analizar nuevos procesos, además muchas veces son brechas “aparentes” porque los usuarios no conocen al sistema y los implantadores no conocen el proceso.
c.       Lo recomendable, es analizar muy bien los parámetros iniciales del sistema y los maestros o ficheros y modelar de manera simple los flujos de información y documentos,  con esta práctica se podrán solucionar la mayoría de las brechas “aparentes” de lo que hace el sistema con lo que se hace en la empresa, hasta ahora.
 
2.       Chequear que se denomina “localizaciones” antes de implantar
a.       Es obligatorio considerar los aspectos que se deben cumplir en el país o localidad, independientemente de la empresa. Si una organización internacional implanta un sistema ERP en varios países, cada país puede tener características funcionales diferentes, es típico por ejemplo en Recursos Humanos o en aspectos fiscales. Esto
b.      ocurre también, si se adquiere un aplicativo desarrollado en otro país.
c.       En ambos casos, es obligación del proveedor y está incluido en el precio original, el desarrollo y dar solución a estas localizaciones.
 
3.       Entender la lógica de un ERP
a.       Los Sistemas ERP están desarrollados bajo tres enfoques: Hacia los estados financieros; Hacia la planificación y control de recursos bajo MRP, MRP II, CAP o  especializado en el sector.
b.      Es interesante que los  ERP iniciales (años 90´s) estaban orientados a la manufactura para la planificación y control de recursos con demanda dependiente y generalmente, a partir de pedidos de cliente. Hoy es otra historia, pero esto fue uno de los grandes inconvenientes, en implantaciones de ERP en empresas de servicios, comercio o instituciones de administración pública.
 
Estimados Cyberdocs, en el los dos próximos post  de “Reflexiones de mi experiencia”, le habló de otros consejos sobre ERP.  Cualquier comentario de este post, bienvenido.