Diagramación: mapeo y modelado de procesos

Una de las técnicas más reconocidas para aplicar gestión por procesos es el uso de diagramas para la representación gráfica del proceso. Los diagramas son útiles en todas las fases de la aplicación de gestión por procesos: Entendimiento, Ejecución (diseño, elaboración e integración) y Entusiasmo (acción, implantación, difusión y sostenibilidad)*

Ahora bien, hay que tener claro  es diferente mapeo de procesos y modelado de datos. Nuestro interés es la diagramación de procesos que incluye el mapeo y el modelado de procesos y procedimientos.

Johansson et al (1995) nos aclara los conceptos: el modelado de datos es comprender las relaciones entre los elementos de los datos y los vínculos entre las series de datos en los que los elementos pueden estar presentes, los datos son un activo.El mapeo de procesos es comprender como los procesos pueden lograr la satisfacción del cliente y un mejor desempeño. 

En la actualidad para el diseño y representación gráfica o matricial, se usan diferentes técnicas o herramientas, entre otras podemos citar:

• A nivel de Proceso organizacional: Diagrama de contexto, diagrama de despliegue, Diagrama de árbol de procedimientos.

• A nivel de Procedimientos: diagrama de flujo (más usado para datos), diagrama de bloques, diagama de recorrido tipo proyectos pert.cpm o ruteo; pictogramas; matriz RACI, Diagrama SIPOC.
• Ya muy poco usado es la llamada Gráfica de recorrido (muy usada en análisis de tiempos y movimientos)

Para lo que llamamos modelado propiamente dicho, nos podemos referir a diagramación basada en Notación de Gestión por procesos BPMN, uso del método IDEF**,  método EPC***. Todos estos diagramas  se utilizan más cuando se desea modelado de datos o sea integrado a sistemas de información bien sea del tipo Flujo de procesos,  sistemas integrados de información ERP, o sistemas de inteligencia de negocios (BI).

Otro grupo de diagramadores de modelado está integrado en los sistemas de simulación o sistema de gestión de procesos (BPM) o sistemas de gestión de contenidos. Lo interesante de estos tipos de diagramación es para el desarrollo de organizaciones complejas que incluso puedan incluir la representación de tareas como documentos, aprobaciones, reuniones, es decir data o tareas no estructuradas, realizar simulaciones dinámicas que no sólo representan el desempeño sino la variabilidad, dificultades, costos, excepciones y falta de cumplimiento de manera de tomar acciones de mejora o rediseño. La debilidad es que se requieren expertos en su manejo y al menos, en nuestra región, no es muy valorado.

Para difusión se utilizan: infografía, diagramación en pancartas, afiches, poster.

Para análisis, sostenibilidad: diagramas de causa-efecto; diagrama de la casa de la calidad QFD****  

En resumen, son variadas las técnicas y herramientas a usar, todas son válidas, depende entonces del ARQUITECTO ORGANIZACIONAL que considerará el modelo de la empresa, el estilo y sistema gerencial y de dirección, la cultura de la empresa y las competencias de los relacionados y sus colaboradores. 

En el blog ya he comentado sobre algunos de estos diagramas, en los próximos complementaré sobre los faltantes.

Saludos Cyberdocs
@mapinxxi

Referencias
Johansson,H, McHugh,Pendlebury and Wheeler (1995) Reingeniería de Procesos. Traducción por Limusa. México.


*fases de la Metodología Documentación Integrada de Procesos (DIP)  desarrollada por Marielvi Piñero
** IDEF, del ingles International Definition, desarrollado pro la fuerza aérea de los Estados Unidos.
*** EPC  usado por desarrolladores de sistemas 
**** QFD Quality Function  Desployment