domingo, 26 de julio de 2015

Principio 6 de la Calidad y la Documentación Organizacional



Para un sistema de gestión de la calidad basado en la Norma ISO 9000, la mejora continua es lograr incrementar la satisfacción de los clientes y partes interesadas. En consecuencia, es clave las auditorias internas, la definición de objetivos para la mejora, implantación de la mejora y evaluación de la soluciones bien sea acciones correctivas o acciones preventivas.  Para la Calidad,  la perfección nunca se logra, por lo que el mejoramiento siempre se busca (Deming, 1996). La mejora es un ciclo permanente, es muy conocido el ciclo de mejora continua: plan, hacer, medir y actuar (PDCA por sus siglas en inglés) y existen herramientas para realizar la mejora continua bajo la llamada filosofía Calidad Total (TQM)
 
Para la gestión por procesos la mejora continua es una filosofía de actuación ante productos, servicios, procesos. Mejora es para lograr responder más eficaz y eficiente los atributos de valor y más adaptable al entorno siempre bajo el modelo de negocio. La gestión por procesos combina el uso de herramientas de la calidad con aplicación de conceptos como reingeniería, KAIZEN, LEAN, SIXSIGMA pero también aplicación de lo que llamamos  la familia BPM propiamente dicho que incluye (diseño o mapeo, simulación, monitoreo, mejoras) que implican uso de sistemas de información.

 
 

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Relación con la Documentación Integrada de Procesos (DIP)


Los manuales de procesos y procedimientos vigentes y aprobados en una empresa, deben contener LO QUE SE HACE pero debe existir documentado como se mide y evalúa la conformidad de los mismos, a través de listas de auditorías u otros controles. Adicionalmente, entre las políticas o en un procedimiento debe definirse la manera de realizar mejora continua.
 
Cuando una empresa decide documentar, generalmente, sus directivos o dueños de los procesos quieren incluir mejoras. En este punto se debe aclarar que un proyecto de documentación no es un proyecto de mejoras. Un proyecto de mejora siempre tendrá como uno de sus resultados la documentación pero un proyecto de documentación por sí solo no significa mejoras.
 
Es importante señalar que podemos diferenciar lo que llamaremos Proceso de mejora a Mejora de procesos. Proceso de mejora requiere un proyecto, porque significa que hay oportunidades de mejora que se van a realizar producto de una medición, de un análisis estadístico de las fallas y el resultado de auditorías; es un proyecto porque requiere recursos financieros y otros recursos no rutina, requiere la aprobación expresa de directivos. Cuando estamos ante la presencia de un proceso de mejora no estamos hablando de documentación, a pesar que ella es una de los pasos. Por ejemplo: cambios en diseño de planta, adquisición de equipos y/o sistemas, despido de personal. 
 
Mejora de procesos es cuando hay oportunidades de mejora que puedan implantarse de inmediato, no requieren sino la aprobación del equipo y dueño del proceso. Pueden ser resultado de revisiones de rutina del equipo o de una auditoría interna. Estas mejoras si son parte del proyecto de documentación y están regidas por el procedimiento Control de documentos y registros. Ejemplo: eliminación  o creación o modificación de un formato; intercambio de responsabilidades; cambios  de distribución de oficinas. 
 
En resumen, DIP integra el principio de mejora continua pero más que un procedimiento es una forma de actuación en la cual se adopta una filosofía gerencial.

Espero esta nota sea de utilidad,

Saludos y en contacto
@mapinxxi

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