Taxonomía una herramienta para documentación organizacional de procesos y procedimientos

Si buscamos la palabra taxonomía en Wikipedia,  inicia diciendo que Taxonomía es una palabra que se forma con los términos griegos ταξις (taxis, ‘ordenamiento’) y νομος (nomos, ‘norma’, ‘regla’) y todo el resto habla de la taxonomía desde la perspectiva biológica.

Si buscamos en diferentes buscadores otras aplicaciones o referencias de esta palabra, la mayoría se refiere a la taxonomía de Bloom y a la taxonomía de Marzano,  Ambas aplicadas a objetivos de aprendizaje o educativos, pero ahondemos más.

En el mundo de gestión de conocimiento, gestión de información, análisis estructurado de información (SADT) y gestión por procesos también se usa este término y se puede aplicar de manera asertiva. En lo personal lo  he venido utilizando en la Documentación de procesos y procedimientos, bajo la metodología propia que denomino: Documentación Integrada de procesos (DIP).

Para efectos de validar lo que he venido aplicando, realice una pequeña revisión de literatura que incluye libros, artículos de journals y blogs consultados por Internet o de mi biblioteca personal. A continuación resumo algunos puntos que considero interesante para mi objetivo de usar taxonomías de procesos y procedimientos para entender, modelar, realizar búsqueda más ordenada y lograr sostenibilidad cuando vamos a mejora continua de lo que denominamos procedimientos de la organización.

1. Existe un término denominado Sistemas de organización del conocimiento (knowledge organization systems) que promueve la clasificación del conocimiento similar a los libros de una biblioteca de lo general a lo particular, base de organizar la información. Este término fue desarrollado por la red “Networked Knowledge Organization Systems Working Group”¹
2. El concepto utilizado tradicionalmente en bibliotecas tradicionales o en las bibliotecas digitales para identificar las obras, artículos o referencia ha sido el punto de partida para los Sistemas de Gestión de Conocimiento, y son basados en el concepto de Taxonomía.
3. Definir una taxonomía es el producto de un análisis estructurado de data e información que se convierte en conocimiento²
4. Una taxonomía es un mapa enfocado al contenido de una organización, puede reflejar el propósito de una organización o industria, las funciones y responsabilidades de las personas o grupos que pueden acceder al contenido³
5. Una taxonomía completa puede tener de cuatro a ocho niveles, por lo que puede ser no sencilla pero le da claridad a un gran espectro de usuarios.3
6. Varios autores han definido clasificaciones de procesos organizacional y/o sistemas de gestión, utilizando la palabra Taxonomía  ^4,5,6,7
7. La gerencia del conocimiento significa entre otras cosas, mejorar los procesos del negocio que se basan en conocimiento el cual es reconocido por todos.⁸
8. Los procedimientos definen quién, cómo, cuándo, y dónde se deben hacer las tareas y actividades, pero e importante señalar que  están relacionados con otros procedimientos para lograr resultados de un proceso.

Obviamente, el concepto  y la aplicación de la palabra Taxonomía para gestión de sistemas de información parece mucho más complejo que la aplicación que le damos a la documentación de procesos y procedimientos; sin embargo, la estructuración taxonómica de un árbol de procesos y procedimientos requiere dimensiones, clasificación y posee información estructurada y no estructurada que permite reconocer fácilmente las interrelaciones entre actividades, roles, cargos y requerimientos de data e información.  Es de tal utilidad la construcción de estos árboles o taxonomía  en una organización que en mi opinión usar la palabra taxonomía es adecuada.

 La documentación de procesos y procedimientos no debe ser visto como un simple manual sino que es parte de la gestión de conocimiento y del capital estructural de cualquier organización, por lo cual el desarrollo y la profundización de cómo hacerlo completo pero simple, vale la pena, diagramar con uso de taxonomía es valioso, al menos eso dice mi experiencia en su uso.

 Saludos y en contacto

@mapinxxi

^Referencias

¹ Hodge, Gail (2000) Systems of Knowledge Organization for Digital Libraries: Beyond Traditional Authority Files. Copyright 2000 by the Council on Library and Information Resources. Tomado de http://www.clir.org/pubs/reports/pub91/contents.html
²Nie, K. Ma, T. and Nakamori, Y. “Building a Taxonomy to Understanding Knowledge Management.” The Electronic. Journal of Knowledge Management Volume 5 Issue 4, pp. 453 - 466, available online at www.ejkm.com Tomado el 20/07/2015 www.ejkm.com/issue/download.html?idArticle=129
³John Lehman is Co-Founder and President of HighClassify Inc., a provider of taxonomy and content classification services and solutions. Tomado de la página http://www.ideaeng.com/building-a-taxonomy-0102
⁴ Pittaluga, Carlos (2012) Introducción a la Gerencia de Proceso. Edición conjunta Equinoci0. Universidad Simón Bolívar/UCAB. Venezuela.
⁵ Lorenzo,O, Diaz,A y Solis L. (2004) A Taxonomy of Business Process. IE Working Paper. Instituto de Empresa. Madrid. España  
⁶ Rivera Carlos y Rosario Rodríguez Báez (2008) Taxonomía de los Sistemas de Gestión. Bufete de Ingenieros Industriales, S, México.
⁷ Página web  htpp://www.apqc.org. APQC Process Clasification.
⁸ Zorrilla, Hernando (1997) La Gerencia del Conocimiento y la Gestión Tecnológica.  Paper del Programa de Gestión Tecnológica, Universidad de Los Andes. Venezuela