sábado, 25 de julio de 2015

Taxonomía una herramienta para documentación organizacional de procesos y procedimientos

 
 
Si buscamos la palabra taxonomía en Wikipedia,  inicia diciendo que Taxonomía es una palabra que se forma con los términos griegos ταξις (taxis, ‘ordenamiento’) y νομος (nomos, ‘norma’, ‘regla’) y todo el resto habla de la taxonomía desde la perspectiva biológica.
Si buscamos en diferentes buscadores otras aplicaciones o referencias de esta palabra, la mayoría se refiere a la taxonomía de Bloom y a la taxonomía de Marzano,  Ambas aplicadas a objetivos de aprendizaje o educativos, pero ahondemos más.
En el mundo de gestión de conocimiento, gestión de información, análisis estructurado de información (SADT) y gestión por procesos también se usa este término y se puede aplicar de manera asertiva. En lo personal lo  he venido utilizando en la Documentación de procesos y procedimientos, bajo la metodología propia que denomino: Documentación Integrada de procesos (DIP).
Para efectos de validar lo que he venido aplicando, realice una pequeña revisión de literatura que incluye libros, artículos de journals y blogs consultados por Internet o de mi biblioteca personal. A continuación resumo algunos puntos que considero interesante para mi objetivo de usar taxonomías de procesos y procedimientos para entender, modelar, realizar búsqueda más ordenada y lograr sostenibilidad cuando vamos a mejora continua de lo que denominamos procedimientos de la organización.
  1. Existe un término denominado Sistemas de organización del conocimiento (knowledge organization systems) que promueve la clasificación del conocimiento similar a los libros de una biblioteca de lo general a lo particular, base de organizar la información. Este término fue desarrollado por la red “Networked Knowledge Organization Systems Working Group”1
  2. El concepto utilizado tradicionalmente en bibliotecas tradicionales o en las bibliotecas digitales para identificar las obras, artículos o referencia ha sido el punto de partida para los Sistemas de Gestión de Conocimiento, y son basados en el concepto de Taxonomía.
  3. Definir una taxonomía es el producto de un análisis estructurado de data e información que se convierte en conocimiento2
  4. Una taxonomía es un mapa enfocado al contenido de una organización, puede reflejar el propósito de una organización o industria, las funciones y responsabilidades de las personas o grupos que pueden acceder al contenido3
  5. Una taxonomía completa puede tener de cuatro a ocho niveles, por lo que puede ser no sencilla pero le da claridad a un gran espectro de usuarios.3
  6. Varios autores han definido clasificaciones de procesos organizacional y/o sistemas de gestión, utilizando la palabra Taxonomía  4,5,6,7
  7. La gerencia del conocimiento significa entre otras cosas, mejorar los procesos del negocio que se basan en conocimiento el cual es reconocido por todos.8
  8. Los procedimientos definen quién, cómo, cuándo, y dónde se deben hacer las tareas y actividades, pero e importante señalar que  están relacionados con otros procedimientos para lograr resultados de un proceso.
 
Obviamente, el concepto  y la aplicación de la palabra Taxonomía para gestión de sistemas de información parece mucho más complejo que la aplicación que le damos a la documentación de procesos y procedimientos; sin embargo, la estructuración taxonómica de un árbol de procesos y procedimientos requiere dimensiones, clasificación y posee información estructurada y no estructurada que permite reconocer fácilmente las interrelaciones entre actividades, roles, cargos y requerimientos de data e información.  Es de tal utilidad la construcción de estos árboles o taxonomía  en una organización que en mi opinión usar la palabra taxonomía es adecuada.
 La documentación de procesos y procedimientos no debe ser visto como un simple manual sino que es parte de la gestión de conocimiento y del capital estructural de cualquier organización, por lo cual el desarrollo y la profundización de cómo hacerlo completo pero simple, vale la pena, diagramar con uso de taxonomía es valioso, al menos eso dice mi experiencia en su uso.
 Saludos y en contacto
@mapinxxi
 
 
 
Referencias
1 Hodge, Gail (2000) Systems of Knowledge Organization for Digital Libraries: Beyond Traditional Authority Files. Copyright 2000 by the Council on Library and Information Resources. Tomado de http://www.clir.org/pubs/reports/pub91/contents.html
2Nie, K. Ma, T. and Nakamori, Y. “Building a Taxonomy to Understanding Knowledge Management.” The Electronic. Journal of Knowledge Management Volume 5 Issue 4, pp. 453 - 466, available online at www.ejkm.com Tomado el 20/07/2015 www.ejkm.com/issue/download.html?idArticle=129
3John Lehman is Co-Founder and President of HighClassify Inc., a provider of taxonomy and content classification services and solutions. Tomado de la página http://www.ideaeng.com/building-a-taxonomy-0102
4 Pittaluga, Carlos (2012) Introducción a la Gerencia de Proceso. Edición conjunta Equinoci0. Universidad Simón Bolívar/UCAB. Venezuela.
5 Lorenzo,O, Diaz,A y Solis L. (2004) A Taxonomy of Business Process. IE Working Paper. Instituto de Empresa. Madrid. España  
6 Rivera Carlos y Rosario Rodríguez Báez (2008) Taxonomía de los Sistemas de Gestión. Bufete de Ingenieros Industriales, S, México.
7 Página web  htpp://www.apqc.org. APQC Process Clasification.
8 Zorrilla, Hernando (1997) La Gerencia del Conocimiento y la Gestión Tecnológica.  Paper del Programa de Gestión Tecnológica, Universidad de Los Andes. Venezuela

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