Análisis de Actores para el Diseño Mapa de Proceso

Del post anterior Diseño de un mapa de proceso organizacional. Más allá de un gráfico  detallo a continuación el punto tres referido a Actores

Iniciemos recordando que este análisis es para efectos de entender las relaciones e impacto a los procesos, posibles conflictos, los requisitos y su satisfacción;  este análisis permite identificar las políticas y procedimientos que debemos realizar. No estoy hablando, de identificación y análisis de actores desde la perspectiva estratégica ni táctica del negocio, es desde la perspectiva operacional.

Aclarando el conceptos de Actores o interesados: La definición básica es un actor es un grupo, individuo, organización, empresa que tiene un interés directo o indirecto en algún proceso. Afecta o es afectado positiva  o negativamente por la ejecución o resultados de los mismos.

Identificación de los actores
Si seguimos el esquema de diagrama de contexto con enfoque de gestión por procesos, los actores se clasifican en:
a) Clientes /usuarios: son los que reciben los productos y/o servicios que se realizar en la organización. Son los actores directamente relacionados con la propuesta de valor y misión, Ojo no necesariamente son los que pagan. Por ejemplo; en un hospital son los pacientes, pero también las empresas de seguros o quien financia.
b) Accionistas/Instancia de Dirección: dueño principal de la empresa o institución quien da las altas directrices, sus requisitos está asociado a los fines y visión de la empresa, institución u organismo. Estos actores son claves en la dirección, definición de políticas.
c) Reguladores; son los que marcan o fija regulaciones, reglas, políticas que se deben cumplir. Aquí está el Estado, la corporación, los certificadores, organismos internacionales, las alianzas estratégicas, entre otros. Estos actores tienen el poder de la relación.
d) Proveedores de recursos estratégicos: son aquellos con los cuales se tiene convenio, contrato para la gestión de recursos o procesos estratégicos. Ejemplo: banca, seguros, tecnología. Muchos de ellos son seleccionados por la Dirección pero después de la selección nos regulan o exigen procedimientos a cumplir de acuerdo a la alianza o contrato.
e) Proveedores de recursos operacionales bienes o servicios: son aquellos con convenio o no que proveen recursos para las operaciones de realización de productos y/o servicios. Generalmente, la empresa tiene el poder de la relación, a menos que sea monopolio (el cual pasa a ser de categoría d).
f) Proveedores de servicios o de procesos externos: son aquellos que proveen servicios que apoyan al negocio de manera rutinaria o son especializados en procesos generalmente logísticos, mantenimiento, seguridad o algún proceso específico de manufactura o del servicio prestado. La empresa tiene el poder de la relación, el proveedor cumple con lo especificado pero requiere controles.
g) Comunidad o asociaciones: son actores como gremios, asociaciones, fundaciones, consejos de la comunidad, etc. Generalmente, es la organización quien lidera la relación o es mutua.
h) Trabajadores organizados: sindicatos, comité de seguridad laboral. Relación de mutuo acuerdo que luego debe ser cumplida por ambas partes de manera obligatoria. Requiere políticas, procedimientos y controles.

Análisis de Actores
Es reconocer las interacción y patrones de relación con estos actores.

Se refiere al rango de instrumentos para la identificación y descripción de actores involucrados, sobre la base de sus atributos, relaciones e intereses con respecto a un recurso o iniciativa dada.

La sugerencia es armar una tabla como la que se ilustra a continuación, con esta información podemos continuar nuestro trabajo de diseño organizacional basada por procesos con el diseño del mapa, definición de políticas y el manual de procesos y procedimientos.

Actor	Con cual (es) proceso (s) se interelaciona (n)	Impacto en la relación o tipo de relación: 1.    Cliente 2.    Gestión de recursos (estratégico, operativo 3.    Regulación 4.    Medición 5.    Ejecución de procesos, productos, servicios 6.    Comunidad	Valoración de importancia 1      Requiere definir política 2      Requiere definir política y procedimiento 3       Requiere contrato firmado 4      Requiere convenio o contrato 5      Conocer sus requisitos y considerarlos 6      Neutro