Procedimiento: Control de Documentos y Registros

Este documento es obligatorio en un sistema de gestión de Calidad (SGC) pero aún no esté totalmente explícito un SGC en la organización, este procedimiento es altamente recomendado para la excelencia organizacional de documentación de procesos. En nuestro caso, mis comentarios están enmarcados en la Documentación Integrada de Procesos (DIP) bajo un enfoque de Mapas Integrados de Procesos.

Código  DIP 2013 –MPP -  SGC – PRD – 0002  

Propósito: Elaborar, integrar, publicar, distribuir, comunicar, custodiar y mantener actualizados todos los documentos organizacionales de la empresa que soportan el sistema de gestión de calidad

Alcance: Las actividades señaladas en este procedimiento incluyen el control para los documentos y registros contemplados en  el  manual de organización, manual de procesos y procedimientos y el manual de Calidad, vigentes en la empresa.

Las políticas relacionadas con este procedimiento publicadas en el Manual de Organización, apartado modelo operacional (MODO), sección Políticas (POL), proceso Sistema de Gestión de Calidad (SGC)  son:  
DIP 2013  - MODO -  SGC – POL – 0001  Documentación Organizacional
DIP 2013  - MODO -  SGC – POL – 0002  Manejo de versiones y estatus
DIP 2013  - MODO -  SGC – POL – 0003  Nomenclatura, acrónimos y glosario
DIP 2013  - MODO -  SGC – POL – 0004  Elaboración de documentos
DIP 2013  - MODO -  SGC – POL -  0005  Integración y difusión

Responsable: Gerente de Calidad y Procesos

Actividades:
Gerente de área / Dueño de proceso
1-   Solicita un requerimiento de nuevo procedimiento, mejora o capacitación. Llena SGC – FOR- 0001 Solicitudes Gestión de Procesos
2-   Registra solicitud en el Sistema SGS, el sistema automáticamente coloca el requerimiento en la Programación de Actividades de Calidad y procesos
Gerente de Calidad y Procesos
3. Semanalmente, revisa programa de actividades, el estatus de cada requerimiento y asigna a analista tareas de documentación o de control de documentos.
Analista de Calidad y Procesos
4. Ejecuta las tareas asignadas, semanalmente. Utiliza las políticas de cada caso o tareas específicas, de acuerdo al caso.  De acuerdo a la política, el analista es facilitador no es experto en la ejecución de su proceso de la empresa, es facilitador del proceso de documentación o del análisis o de generación de mejoras o cambios. Es el dueño del proceso, el líder de la gestión de su proceso.
5. Cambia de estatus el procedimiento  intervenido a EN REVISIÓN
6. Registra avances, proyecto, recursos requeridos en el sistema automatizado de gestión de calidad.
7. Culminado el proceso, aprobado por el responsable del proceso y el Gerente de Calidad, cambia el estatus a VIGENTE en el sistema  Seguirá la política de Cambio de versiones.
8.  Publica y/o distribuye el documento, en función a la Política
9. Emite y archiva las evidencias de la aprobación y liberación del procedimiento
Gerente del área /dueño del proceso
10. Coordinan y realizan la capacitación del documento, actualizado.
Gerente de Calidad y Procesos
10. Mensualmente, mide, analiza y toma acciones del desempeño de sus quipos, de las no conformidades y de los procedimientos que están detenidos en el avance de control.

Obviamente, aclaro, este es un ejemplo de cómo definir un procedimiento para el control de documentos. No hay un estándar, sólo existe la ISO TR 10013 como Directrices, apartado 6 referido a aprobación, emisión y control de los documentos de un SGC. En consecuencia, las políticas  definidos y los recursos asignados  por cada empresa u organización son los que establecerán las actividades a seguir.

Espero que el POST sea de utilidad como insumo para que cada uno establezca el procedimiento adecuado a su empresa.
Recordemos,  realmente esto es un mundo donde hay muchas variables que conllevan a que cada responsable de Calidad y Procesos sea el arquitecto de la organización.

Saludos Cyberdocs,
@mapinxxi