Escribiendo un Procedimiento Organizacional

A continuación, me voy a referir, a escribir un procedimiento organizacional bajo la metodología Documentación Integrada de Procesos (DIP)¹. Lo primero que quisiera que quede claro, bajo esta metodología un Procedimiento está asociado a un árbol de procedimientos, nunca es aislado, está relacionado en una rama que agrupa un subproceso, que a su vez forma parte de un proceso organizacional.  A continuación, los DIPs

1.  El contenido puede ser: propósito, alcance, responsable, actividades/tareas y opcionalmente: lista de chequeo, lista rápida, diagramas.

a)    El propósito indica el objetivo, el producto esperado del procedimiento como tal.

b)    El alcance se refiere a los límites desde las entradas hasta las salidas, incluye los recursos principales y las regulaciones. 

c)     El responsable del procedimiento es el que mide el resultado, analiza y lidera la mejora continua. Cada actividad puede tener un responsable de ejecución.

d)     Las actividades describen una acción a seguir, debe ser concreta, que no sobre ni falten detalles.

2. Buenas técnicas para el desarrollo: utilizar una taxonomía de verbos, tipo taxonomía Bloom² utilizada en ámbitos educativos.  La taxonomía Bloom y más adelante trabaja con cinco niveles cognitivos: Conocer, comprender, aplicar,  analizar, evaluar y crear. Cada una de estos niveles tiene palabras que indican el nivel.

Por ejemplo, aplicar está asociado a palabras como: completa, ilustra, muestra, examina, modifica, registra, clasifica, resuelve, calcula.

Lo interesante es que estos niveles tienen un símil a los niveles jerárquicos  representados en  un organigrama o en los niveles procesos (plan, hacer, medir, actuar).

La técnica es utilizar para cada actividad la acción asociada al nivel cognitivo del cargo o al nivel de la actividad dentro del procedimiento.

Ejemplo, una Analista o Profesional está en un nivel III  de Aplicar, analizar y evaluar. Un operador nivel I  de conocer, comprender  Un jefe es nivel IV Analizar y evaluar.

Ejemplo:

1. Asistente de Compras clasifica las solicitudes de materiales en compras locales y de importación. 

2. Comprador selecciona proveedores y solicita cotización a cada proveedor.

¹ Documentación Integrada de Procesos (DIP), metodología desarrollada por Marielvi Piñero

² Bloom, B., et al. Taxonomía de los objetivos de la educación. 1971

Estimados Cyberdocs, espero que estos DIPs sean de utilidad, cualquier comentario bienvenido sea.

Saludos

Marielvi Piñero

@mapinxxi