Aplicando Técnicas de Coaching en Documentación Integrada Organizacional

El concepto de modelo colaborativo para la documentación integrada organizacional (DIO) se trata de contar con manuales de procedimientos, que realmente contribuya a la alineación con la estrategia y la ejecución; que se use y que sea útil, dé valor organizacional

Entre sus principales características del modelo DIO están: 

1.  La documentación está conformada por el modelo de negocio en sus tres perspectivas estratégica, táctica y operacional. Varios post anteriores hablo sobre ello.
2.   Se considera que la estructura organizacional sigue a los procesos, los procesos buscan la satisfacción de los clientes y siguen a la estrategia.
3.  Incluye la documentación estructurada bajo estándares y la no estructurada con método, de manera sistemática.
4.   Incluye el uso de tecnología de información y aplicación de técnicas de difusión y comunicación.
5. Sigue una metodología propia que comprende Entendimiento y enfoque, Ejecución y Entusiasmo. Estas fases no son lineales o secuenciales porque consideran la innovación y mejora continua como fundamento de proyectos ágiles que toma en cuenta lo técnico y lo organizacional.
6. Aplica técnicas de programación neurolingüística desde la recopilación de información, sus análisis, mejora, integración, documentación, comunicación y sostenibilidad.
7. Es evolución de los otros tres modelos de documentación: tradicional, integrativo/apoyo y obligatorio.

Combina metodologías y conceptos gerenciales asociados a Estrategia, Operaciones y Organización utilizando sinergia y convergencia de materias de contenido técnico como Gestión por procesos o gestión de riesgos pero tambien aplicando Desarrollo Organizacional, Gestión de cambio o técnicas de Coaching.

En este post me voy a referir al coaching organizacional y la documentación DIO.

De acuerdo a EAE Harvard Deusto:

"El coaching organizacional tiene como objetivo transformar a las organizaciones  a través de sus empleados para conseguir que expandan su potencial y obtengan los resultados deseados por la compañía. En otras palabras, se trata de observar a una organización en funcionamiento en la que un conjunto de personas trabajan juntas y donde se dan diferentes tipos de interacciones" (EAE, 2014)

Las técnicas de recopilación, documentación y difusión que sugiero se usen en el modelo colaborativo se generan con un trabajo compartido con base a una sinergia compartida que pueda balancear los intereses de cada actor en el rol individual que esté jugando en esa organización, obteniendo beneficios el trabajador y la organización. 

En el modelo hablamos de la importancia de los actores interesados y que deben formar equipos para un hito o meta establecida. El análisis de actores de la empresa, se puede ver reflejado en el mapa de procesos organizacionales, los actores de cada proceso en el diagrama de contexto, lo actores funcionales en la estructura organizacional. El entendimiento de los actores, sus competencias y sus intereses es crucial para la empresa. En el modelo colaborativo también consideramos los roles de cada participante. 

Si cada uno de los líderes y trabajadores están capacitados o pueden aplicar conceptos y técnicas de  coaching, esto facilitará a desarrollar equipos altamente efectivos, ampliar la comunicación, entender y establecer reglas claras.

Otra consideración que es bien conocida, los problemas más que en los ejecutores está en las interacciones entre los ejecutantes, es decir las interrelaciones entre las tareas, entre los procesos y procedimientos. En la metodología propuesta es principio básico el desarrollo del enfoque sistémico de los integrantes  de los equipos porque en la gestión por procesos se definen las entradas, salidas, recursos, regulaciones bajo una visión sistémica. 

Ver los procedimientos en una taxonomía y no aislados nos ayudan a entender que la visión funcional trae conflictos. Cuando vemos las interacciones y aplicamos conceptos como Lean Management o calidad o mejora continua o de desarrollo organizacional completamos la tarea de lograr una mejor organización y documentada para asegurar sostenibilidad.  De nuevo si los dueños de esos procesos tienen competencias relacionadas con coaching, sin duda, podrán dar valor a sus equipos, no solamente mejorar el proceso, sino las interrelaciones, optimar las comunicaciones internas entre la empresa y eso es el reto de contar con una documentación organizacional colaborativa. 

Referencias

EAE Harvard Deusto (2014) Las claves del coaching organizacional. 

30 septiembre, 2014 Retos Directivos

https://retos-directivos.eae.es/las-claves-del-coaching-organizacional/

Echeverría, Rafael  Fuente Ovejuna: El secreto de los equipos de alto desempeño. Artículo tomado en web  http://portaldelcoaching.com/columna/fuenteovejuna-el-secreto-de-los-equipos-de-alto-desempeno/

Otras referencias consideradas en el Modelo Colaborativo para el  Tema de Equipo, Actores y sus roles son:

Covey, Stephen (1989) Los siete hábitos de la gente altamente efectiva 

Senge, P. M. (2006). La Quinta Disciplina: El arte y la práctica  de la organización abierta al aprendizaje (2a. ed., 2a. reimp.). Buenos Aires. Argentina

Johnson, Spencer. (2002) Quién se ha llevado mi queso? Empresa Activa.Putnam´s Sons, NY USA.

P.D. 

La documentación o información documentada es primordial para una empresa que valora su comunicación interna, es primordial para reconocer los procesos y la estructura organizacional formal e informal, es primordial para gestión de la calidad, es primordial para la gestión de conocimiento y la gestión de innovación de manea alineada a la estrategia. En resumen, es primordial.

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