Es usual que la Dirección y gerencia de una empresa le dé importancia a los Manuales de procesos y procedimientos; y en consecuencia, se cuenten con dichos manuales. Ahora bien, a pesar de estar documentado existen dos grandes retos, el primero, que los trabajadores lo lean, comprendan y usen; el segundo, que se mantengan actualizados y que sean sostenibles y actualizados.
Hablemos en este post del primero, lo denominamos la difusión de la documentación, que incluye la publicación, la capacitación y la motivación de uso.
La publicación se refiere no sólo a manuales impresos o manuales electrónicos, sino que tambien incluye diferentes modalidades como: afiches, infografía, material POP documental, boletines, correos electrónicos, video, podcast, mensajería de texto.
La capacitación incluye desde la charlas informativas, cursos presenciales y cursos virtuales, muy utilizado los videos.
La motivación debe ser permanente, en la elaboración considerando el modelo colaborativo: todos participan; en la difusión porque los trabajadores son los mejores difusores y enseñan a los nuevos colaboradores con los medios alternativos descritos se fortalecen y facilita estas tareas; y en la sostenibilidad, porque si no hay recompensa por desarrollo profesional, por elementos económicos o de bienestar, la alineación de la persona con la empresa disminuye, y en consecuencia, el ciclo de integración del clima laboral se reduce a un clima invernal, todos en sus cuevas o peleando por las escasas provisiones.
Es todo un reto, de nada sirve Documentación elaborada excelentemente pero que no se comunique o use, que sea solo del departamento o el Especialista de Organización y Sistemas. He visto manuales maravillosos en su contenido pero no en su modalidad de difusión, estos se quedan en palabra escrita pero no necesariamente usada.
La excelencia operacional en la difusión fue la nota de hoy, saludos a todos
@mapinxxi
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