domingo, 16 de agosto de 2015

Documentación del Contexto de la Organización. ISO 9001:2015

 
En los ámbitos de  Gerencia y Planificación estratégica, así  como en la disciplina de Gestión por procesos, el análisis del contexto de las organizaciones es vital para el desarrollo y su aplicación. Pero ahora se hace más potente el tema del Contexto de las Organizaciones, en función a que cualquier Sistema de Gestión avalado por ISO debe contar con la información documentada del Contexto de la Organización (Anexo SL, referido a la estandarización de la estructura de las Normas de sistemas de gestión)Enhorabuena! Toda una nota musical!!
 
En lo particular, la nueva ISO 9001:2015 lo incluye como requisito en el apartado 4.1 se refiere a:
“La organización debe determinar los factores internos y externos que son relevantes para su propósito y su dirección estratégica y que afecta a su capacidad para lograr el resultado deseado de su Sistema de Gestión de la Calidad”.
Pero ¿de que se trata este tema? y más específico ¿Cómo se puede documentar?
EL TEMA
En cualquier bibliografía de Estrategia explican que significa el Contexto de la Organización como la base de análisis de entorno macroeconómico, social, tecnológico, útil para el desarrollo de la archiconocida matriz DOFA(debilidades, oportunidades, fortalezas, amenazas).
 En la arena de Gestión por procesos, el Contexto se relaciona con la llamada Teoría de Negocio y el diseño del mapa de procesos. Además, es muy común el análisis de contexto a nivel de procesos. Este contexto está más relacionado con la dimensión de administración y gestión.
Si resumimos como glosario combinando la visión de estrategia, procesos y calidad podemos hablar de cuatro conceptos clave:
Entorno: son las variables económicas, sociales, tendencias tecnológicas, culturales o  reglas impuestas de actores externos que impactan a la organización. Se analizan bajo una dimensión estratégica.
Intorno: son las variables internas que impactan a la operatividad de la empresa y están relacionadas con variables externas, analizadas desde una dimensión administrativa. Ejemplo: estructura organizacional, cultura
Contexto de la Organización: Son  las variables relacionadas con el entorno y el intorno que afectan directamente a la organización.
Actores interesados : son entes organizados que tienen un interés en la organización.
 
DOCUMENTACIÓN DEL CONTEXTO
En mi opinión, la documentación del contexto de organización para efectos de ISO (cualquiera que sea el sistema de gestión) o su aplicación en gestión por procesos puede ser cumplida con la documentación de lo  que denomino Modelo Organizacional Integrado, el cual comenté en el post anterior: Más allá del Modelo de Negocio: Modelo Organizacional Integrado. Le agregaría a estos lienzos (modelo estratégico, táctico y operacional el mapa de procesos con actores.
En la metodología de Documentación Integrada de Procesos(DIP), recomiendo que para el diseño de un buen mapa de procesos, es necesario el análisis de entorno y análisis estratégico de actores, es lo que llamaría la ISO, análisis de los interesados.
Los actores (interesados) se definen como:
a) Actores Clientes, usuarios, ciudadanos que reciben directamente el producto/servicios con el valor  expresado en la propuesta de valor.
b) Actores Proveedores: los que suministran o proveen materiales, servicios directamente relacionados con el producto o servicio.
c) Actores Reguladores: aquellos que nos exigen cumplimiento bien sea organismos o instituciones públicas o los acuerdos con otras empresas u organismos como que nos certifican.
d) Actores Proveedores de recursos estratégicos: se refieren a los que proveen y facilitan recursos pero al mismo tiempo tenemos contratos o clausulas que nos imponen y hemos aceptado, el poder de negociación es del proveedor Ejemplo: bancos, seguros, Proveedor del ERP, comunicaciones, servicios públicos.
e) Actores Proveedores de servicio a procesos: son aquellos que proveen o realizan un servicio a la empresa, directamente relacionado con algún procesos. Generalmente, tenemos un contrato o alianza, pero el poder de la negociación es la empresa no el proveedor. Ejemplo: Operadores logísticos, transportistas, consultores, entre otros.
f) Actores Sociedad Organizada: son grupos que pueden impactar positiva o negativamente al clima organizacional, reputación o a los procesos del negocio. Ejemplo: sindicatos, gremios, consejos de comunidades, Asociaciones, Fundaciones, ONG´s, entre otros.
g) Trabajadores
En resumen, mi recomendación es que el Contexto de la Organización tiene tres perspectivas o dimensiones, ellas constituye el Modelo Organizacional Integrado.

Espero que sea de utilidad, esta nota
Saludos
Marielvi Piñero
@mapinxxi

1 comentario:

  1. Buenas tardes Marielvi, gusto en saludarte. No acostumbro a escribir por aquí. Sin embargo,me gustaria hacerte una consulta apelando a t÷u experiencia. Es buena practica que dentro de un procedimiento se coloque una ruta o link de algun sharepoint donde se encuentre el material que soporta un proceso. De ser negativa su respuesta, me ayudas a validar como soportarla por favor. De antemano gracias

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