De acuerdo a Wikipedia, Sonata es un término musical que se define como un procedimiento compositivo que utiliza dos temas generalmente contrastantes.En nuestro caso, lo uso como símil para comentar sobre dos temas que se fusionan en una Norma. Me refiero a la fusión que hace la Norma Internacional ISO 30300 con los temas: Sistemas de Gestión y Documentación Organizacional
Inicio con ISO, en todas las Normas Internacionales ISO relacionadas con sistemas de gestión como la ISO9001; ISO27000; ISO 14000; ISO26000; ISO 31000; ISO 45000 es sumamente importante los requisitos de documentación, son explícitos en cada Norma, hasta ahora en apartado que se denomina Control de Documentos y Control de Registros pero la tendencia es que la empresa cuente con un sistema de gestión para los documentos y por ejemplo, la ISO 9001:2015 nos habla ahora de información documentada
Adicionalmente, además de estos sistemas de gestión asociados a estándares ISO, también es un Sistema de Gestión cuando la organización está enfocada en procesos y cuenta con un sistema de información integrado transaccional del tipo ERP o tiene cultura de gestión del conocimiento y aprendizaje continuo o su dirección requiere que la estrategia sea seguida en toda la organización. En todos estos casos es un requisito implícito la documentación integrada de procesos que conlleva a una Gestión de documentos o documentación Organizacional.
Pero hay más, cuando una organización tiene una estrategia como desarrollo de franquicia, fusionarse, adquirir otra empresa; ser comprada, debe desarrollar un sistema de gestión en el cual la documentación le da un valor que apalanca esas negociaciones.
Cuando una empresa esta en proceso continuo de innovación de procesos y productos, la documentación facilita la implantación y sostenibilidad.
Mi nota musical en conclusión es reafirmar la documentación organizacional es un baluarte, es capital intelectual de la empresa, institución u organización
Ahora bien, el contenido y la metodología para elaboración, difusión y sostenibilidad de la documentación de procesos y procedimientos ha evolucionado en el tiempo. Como estudiosa e investigadora de esta materia, he llegado a la conclusión de la existencia de cuatros modelos válidos de documentación: tradicional, obligatorio, integrativo y el colaborativo, adicionalmente, he venido desarrollando la metodología documentación integrada de procesos (DIP) en la cual combino conceptos, técnicas y herramientas de Gestión por procesos (BPM,BPI,BPMN,BPA), Análisis de sistemas estructurados, Organización y métodos, Directrices sobre documentación ISO/TR10013, Gestión por conocimiento, Metodología probadas de implantación de Sistemas ERP, Cuadro de mando integral(BSC), Desarrollo Organizacional y Gestión del Cambio. Adicionalmente, gestión de información, gestión de contenido (ECM), gestión documental y archivología.
En ese contexto, en mi proceso de aprendizaje continuo y en las puertas de la ISO:9001:2015 encontré la Serie de normas ISO 30300, nada más y nada menos que una serie ISO sobre un sistema de gestión para los documentos. Norma emitida en noviembre del 2011, pero que su difusión al menos en AL, ha sido muy poca, de hecho confieso que ha sido esta semana que inicié su estudio y de seguro que será de gran utilidad para cumplir con la documentación de cualquier sistema de gestión y el anexo SL.
NORMA ISO 30300
Sistema de Gestión para los documentos (SGD)
La serie hasta ahora tiene dos Normas ISO 30300 Fundamentos y vocabulario y la Norma 30301 establece los requisitos que conllevarán a las certificaciones, es la norma principal de la serie. Es importante notar, la norma no se refiere a gestión documental sino al sistema de gestión para los documentos que incluye la primera.
La norma ISO 30301 tiene la estructura ya estándar de sistemas de gestión, en su nivel superior: Contexto de la Organización, Liderazgo, Planificación, Soporte, Operación, Evaluación del desempeño del sistema SGC y Mejora-
El Contexto de la Organización, como lo interpreto, será común en todos los sistemas de gestión y su relación con la Documentación Integrada de Procesos (DIP) con la etapa ENTEDIMIENTO, en el cual entre sus hitos principales están la documentación del modelo de negocio (tri-perspectiva), mapa de procesos extendido con sus actores/interesados, diagramas de contextos y de despliegue.
El Liderazgo, Planificación y Soporte del SGD está relacionado con Entendimiento, su hito Organización que se inicia con el compromiso de la Dirección, reconocimiento de valor y alineación de la Documentación Organizacional; definición de políticas, objetivos, proyectos y plan de la documentación; definición de los equipos de documentación y por supuesto, la gestión de los recursos que incluye la capacitación y concientización de la importancia de la información documentada.
La parte central: Operación del SGD. Toda la metodología de Documentación Integrada de Procesos está relacionada con el término Operación, en el cual los subprocesos son: Hallazgos, Organización, Diseño, Elaboración, Integración, Difusión y Sostenibilidad. Cada uno con sus procedimientos, controles y responsables de cómo documentar, es lo que llamo la metodología.
La evaluación del desempeño de un SGD, no es nada fácil porque lo usual es a medir con perspectiva funcional los procesos y no al sistema de gestión como un todo y menos a la gestión de documentos. Este punto en particular es una debilidad en la metodología DIP.
En cuanto al término Mejora, en DIP está relacionado con lo que denomino Sostenibilidad de la documentación que debe incluir mejoras en el sistema de gestión como tal, por ejemplo uso de nueva tecnología de información o sistema documental. La Auditoría al propio SGD. Es de notar que es necesario tener claro estamos hablando de Documentación no de los procesos organizacionales documentados.
Es interesante reconocer varias normas anteriores a la ISO 30300:2011 relacionadas con el tema de documentos y registros para lograr entender como documentar un sistema de gestión para los documentos. Esas normas son: ISO 15489-1:2001; ISO15489-2:2001; ISO 23081-1:2006; ISO23081-2:2009; ISO23081-3:2011; ISO 16715:2010, ISO 26122: 2008;ISO13018:2010
Mi reflexión y conclusión, Documentar el sistema de gestión para los documentos es la partitura de la gran Sonata Organizacional, en eso me inspiro para mejorar la metodología DIP y tal vez escribir el tan soñado libro.
Para finalizar, para aquellos que disfrutan la música clásica, encontré este video con una selección de Sonatas de Beethoven, con este fondo escribí el post que espero le haya sido de utilidad
Saludos,
Marielvi Piñero
@mapinxxi
No hay comentarios:
Publicar un comentario